W prowadzeniu własnej firmy niezwykle istotne jest odpowiednie zarządzanie finansami. Choć prawo nie nakłada obowiązku zatrudniania księgowej, korzyści płynące z jej obecności są nie do przecenienia. Outsourcing usług księgowych w Polsce jest powszechną praktyką, szczególnie wśród małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP). Chociaż dane na temat dokładnej liczby przedsiębiorców korzystających z usług księgowych w Polsce są trudne do ustalenia w precyzyjny sposób, dostępne raporty i badania branżowe dostarczają pewnych wskazówek.
Według „Raportu o stanie sektora małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce w 2023” przygotowanego przez PARP, MŚP stanowią około 99,8% wszystkich firm w Polsce, z czego 60-70% korzysta z usług biur rachunkowych. Dodatkowo, dane PwC Polska wskazują, że outsourcing usług księgowych może dotyczyć nawet 80% przedsiębiorstw z sektora MŚP. Jak podaje GUS, w Polsce utrzymuje się około 2,5 mln jednoosobowych działalności gospodarczych, z których wiele korzysta z biur księgowych, mimo że część przedsiębiorców prowadzi księgowość samodzielnie. W dużych firmach zazwyczaj istnieją wewnętrzne działy księgowości, ale wiele z nich korzysta również z outsourcingu specjalistycznych usług, takich jak audyty czy konsultacje podatkowe.
– Myślę, że księgowość w coraz większym stopniu będzie polegać na pracy online – podkreśla Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości oraz kadr i płac w Systim.pl. – Jest to proces nieodwracalny. Już teraz wiele firm korzystających z programów księgowych w chmurze, czy też obsługi księgowej tego rodzaju, wykorzystuje automatyzację procesów księgowości, przygotowywania raportów i analiz– tłumaczy ekspertka.
Jak księgowa ułatwia życie biznesowe?
Przede wszystkim pełni wiele kluczowych funkcji. Sporządza szczegółowe raporty finansowe, które pozwalają na dokładną ocenę kondycji firmy i podejmowanie świadomych decyzji. Dzięki regularnemu monitorowaniu zysków i strat, przedsiębiorca może szybko reagować w razie potrzeby. Zarządzanie deklaracjami podatkowymi, takimi jak VAT, PIT czy CIT, to kolejny obszar, w którym księgowa odciąża właściciela firmy, zapewniając, że rozliczenia są zgodne z przepisami, co minimalizuje ryzyko kontroli czy kar finansowych. Ponadto, księgowa zajmuje się obsługą płac, prawidłowym naliczaniem wynagrodzeń i składek ZUS, co wpływa na motywację i zadowolenie pracowników. Dodatkowo, prowadzi ewidencję środków trwałych, co pomaga w efektywnym zarządzaniu aktywami firmy i unika nieścisłości w sprawozdaniach finansowych.
Co ryzykuje przedsiębiorca bez księgowego?
Brak takiej współpracy wiąże się z co najmniej kilkoma zagrożeniami. Po pierwsze, samodzielne prowadzenie księgowości może prowadzić do błędów, które kosztują pieniądze i mogą zaszkodzić reputacji firmy. Po drugie, trudno jest śledzić zmiany w przepisach podatkowych, co może skutkować karami finansowymi. Dodatkowo, zajmowanie się księgowością zajmuje dużo czasu, przez co właściciel może zaniedbać rozwój firmy i pozyskiwanie klientów. Bez odpowiedniej analizy finansowej mogą pojawić się problemy z płynnością. Wreszcie, w przypadku błędów to przedsiębiorca ponosi pełną odpowiedzialność, a zatrudnienie księgowej może pomóc zminimalizować takie ryzyko.
Czy istnieje „złoty środek”? Tak! Księgowa w chmurze lub e-księgowa
Jeszcze nie tak oczywisty wybór, ale szybko zyskuje na popularności. Przedsiębiorcy wybierają usługi księgowe online. To wygodne i często tańsze, a jednocześnie pozwala na stały dostęp do profesjonalnej obsługi bez konieczności zatrudniania księgowej na pełen etat. Księgowa w chmurze oferuje elastyczność oraz nowoczesne narzędzia, które ułatwiają procesy księgowe. Dzięki platformom online przedsiębiorca może na bieżąco monitorować swoje finanse i szybko reagować na zmiany.
– Dobre programy księgowe online to doskonały przykład „złotego środka”, łączącego zalety tradycyjnej księgowości z nowoczesnymi rozwiązaniami online. Dzięki temu przedsiębiorcy zyskują narzędzie, które pozwala na łatwe zarządzanie finansami oraz zapewnia wsparcie w rozliczeniach, co czyni prowadzenie firmy prostszym i bardziej efektywnym, bo przedsiębiorca ma stały wgląd w swoje finanse i może na bieżąco reagować na zmiany – podpowiada ekspertka w Systim.pl.
Jak dodaje, dostawcy programów podążają za oczekiwaniami klientów. – U nas na przykład właściciele sklepów internetowych mają możliwość połączenia swojej platformy z programem Systim, gdzie mogą chociażby wystawiać dokumenty sprzedażowe, czy prowadzić gospodarkę magazynową – mówi Beata Tęgowska. – Dodatkowo niewątpliwą zaletą korzystania z programów księgowych w chmurze jest brak konieczności instalowania programu na lokalnym komputerze. To uwalnia przedsiębiorców m.in. od konieczności obsługi programu w zakresie np. instalowania aktualizacji – podkreśla. – Wszelkie aspekty związane z funkcjonalnością pozostają po stronie dostawcy aplikacji. Jednocześnie jesteśmy zobowiązani utrzymywać bezpieczeństwo zapisanych danych i stały dostęp dla użytkownika – zaznacza.
Dziś coraz więcej zewnętrznych usług księgowych w Polsce
Jak pokazują trendy, outsourcing usług księgowych w Polsce rozwija się bardzo dynamicznie ze względu na skomplikowane i zmienne przepisy podatkowe, ale i wysoką jakość świadczonych e-usług. To m.in. skłania przedsiębiorców do korzystania z profesjonalnej pomocy. Jest to często tańsze rozwiązanie niż utrzymywanie własnego działu księgowego, szczególnie dla MŚP i JDG. Współpraca z certyfikowanymi księgowymi zwiększa bezpieczeństwo podatkowe firmy.
Raport „Outsourcing 2019-2025 – zmiany i trendy”, firmy Grant Thornton z września 2022 roku wskazuje na 15% wzrost zainteresowania outsourcingiem w Polsce (kadrowo-płacowym o 16% i finansowo-księgowym o 14%) w okresie pandemii Covid-19. Natomiast 68% respondentów doceniło wsparcie dostawców outsourcingowych, które pomogło im przetrwać gospodarcze wyzwania, a 50% zyskało lepszą orientację w przepisach, 26% zdołało obniżyć koszty, a 24% przezwyciężyło braki kadrowe.
W obecnych czasach, reklama rozwija się w bardzo szybkim tempie. Nowe pomysły, dopracowane w każdym szczególe kampanie reklamowe, coraz bardziej urozmaicone plakaty – to rzeczywistość, za którą każdy chce nadążyć i do niej się dopasować. Dlatego też w przypadku tworzenia jakiejkolwiek reklamy, dobrze jest korzystać z profesjonalnych maszyn, które są gwarancją solidnego wykonania. W taki właśnie sprzęt wyposażona jest każda drukarnia cyfrowa, gdzie kolor i papier powinny być najwyższej jakości.
Na co zatem warto zwrócić uwagę, aby wybrać mądrze i skutecznie?
Jakość – uzyskanie dobrej jakości wydruku nie jest możliwe bez użycia najnowocześniejszych technologii. Dlatego wybierając drukarnię cyfrową, warto dowiedzieć się, jakiego rodzaju sprzęt jest tam używany oraz czy posiada różnego rodzaju atesty. Jest to pozornie mało ważna rzecz, ale może diametralnie zmienić jakość plakatu czy ulotki.
Ceny – jest to zapewne jedna z najważniejszych kwestii, jeśli chodzi o poszukiwania wykonawców zlecenia. Jeśli w grę wchodzi drukarnia cyfrowa, taniej nie zawsze znaczy lepiej. Owszem, wydamy mniej pieniędzy a za pozostałe kupimy inne przydatne rzeczy, ale czy będziemy zadowoleni z efektu? Drukarnie wykorzystujące najnowsze technologie z reguły są droższe, ale w zamian oferują doskonałą jakość wydruku. Warto zatem zainwestować nieco wyższą kwotę, aby cieszyć się profesjonalną obsługą i satysfakcjonującymi efektami pracy.
Wygoda – chodzenie do drukarni nie zawsze jest miłym i przyjemnym obowiązkiem, zwłaszcza jeśli znajduje się ona na drugim końcu miasta. Wybierając zatem drukarnię cyfrową, warto rozejrzeć się nieco w internecie, gdyż tam znajduje się dużo ofert drukarni, gdzie wszystko załatwiane jest jedynie przy pomocy komputera. Jest to świetne rozwiązanie dla tych, którzy mają utrudniony dostęp do tego typu miejsc, lub najzwyczajniej w świecie, nie lubią ruszać się z domu i wolą załatwić wszystko siedząc przy kuchennym stole.
Wybór odpowiedniej drukarni cyfrowej może okazać się kluczowym, jeśli chodzi o reklamę. Dlaczego? Tylko dobrej jakości i profesjonalnie wykonane materiały reklamowe są w stanie przyciągnąć uwagę współczesnego konsumenta. Jest to trudne, gdyż na rynku panuje ogromna konkurencja, dlatego odpowiednia drukarnia cyfrowa może okazać się jedynym kluczem do sukcesu.
Obecny rozwój technologii pozwala na naprawdę wiele. Przykładem są wszelkie techniki nanoszenia druku. Mało kto wie, że druk cyfrowy to jedna z najbardziej popularnych metod druku. Dlaczego? Bo dzięki niej można sobie pozwolić na druk małoformatowy, często używany w np. produkcji materiałów typowo reklamowych. Można zaliczyć do nich wizytówki, ulotki, etykiety, broszury, katalogi, nadruki.
Współczesne maszyny w druku cyfrowego pracują zgodnie z technologią elektrofotograficzną (inaczej laserową). Oznacza to, że zamiast typowej matrycy tego rodzaju sprzęt wykorzystuje specjalistyczny cylinder, znany w węższych kręgach jako fotoreceptor. Maszyna pokryta jest odpowiednią warstwą światłoczułą, która dzięki wiązce laserowej tworzy jeszcze nie wywołany obraz. Dopiero za pomocą tonera maszyna nanosi obraz na specjalnie przygotowany nośnik, taki jak folię lub papier, a następnie zespala go termicznie.
Wykonane tą metodą wydruki pozwalają na natychmiastową dalszą obróbkę. Ponadto mogą być realizowane w atrakcyjnych cenach nawet przy bardzo niskich nakładach. Można wykorzystać druk cyfrowy do przeróżnych projektów o różnych gramaturach. W dodatku technologia druku cyfrowego pozwala na wykorzystanie personalizacji - czyli na druk kolorowy lub na umieszczanie na wydrukach konkretnych danych. Jakość i szybkość wydruków cyfrowych jest obecnie coraz lepsza, na miarę druku offsetowego.
Drukarnia cyfrowa to ta prostsza technika druku. Trzeba powiedzieć, że drukowanie w technologii offsetowej jest o wiele bardziej skomplikowane. Projekt graficzny musi być wcześniej naświetlony najczęściej na fotonaświetlarce i na blachach drukarskich. Każda blacha to odpowiednio jeden z kolorów CMYK. Następnie blachy umieszcza się w maszynie i odpowiednio pozycjonuje. Specjalista nakłada farbę drukarską i dopiero wtedy może zacząć drukować pierwszą kopię projektu, jednak najczęściej po skończonej pracy wyrzuca je do śmieci, bo ciężko o idealny wydruk za pierwszym razem.
To właśnie dlatego drukarz najpierw ogląda pierwsze kopie i wprowadza poprawki, czyli korektę kolorów (jeśli klient chce druk kolorowy), pasowania i reszty ustawień. Całościowy proces jest dość czasochłonny, choć z drugiej strony wszystko zależy od sprzętu. Nowoczesne maszyny offsetowe automatyzują wszystkie te kroki, jednak w nieco starszych modelach wszystko od początku do końca trzeba wykonywać ręcznie.
Warto dodać, że zanim maszyna zacznie dobrze drukować, to drukarnia offsetowa musi często wydrukować nawet kilkadziesiąt kopii jednego materiału. Przekładając to na koszta uruchomienie procesu druku offsetowego to dość spory wydatek.
Z pewnością każdemu z Was chociaż raz w życiu obiło się o uszy wyrażenie „druk offsetowy” lub „druk cyfrowy”. Pozornie mogłoby nam się wydawać, że różnice między tymi rodzajami wydruku nie mają aż tak dużego znaczenia, jednak nic bardziej mylnego! Rodzaj druku, na który się zdecydujemy, powinien być dostosowany do naszych potrzeb, liczby i wielkości arkuszy oraz wielu innych czynników, o których wspomnimy w dzisiejszym artykule. Jeżeli interesuje Was ten temat i chcielibyście dowiedzieć się więcej, serdecznie zapraszamy do przeczytania całego materiału.
Na początku musimy wspomnieć, że druk cyfrowy i druk offsetowy to dwie zupełnie inne technologie, dlatego warto lepiej poznać temat, aby nie popełnić gafy i nie narazić się na dodatkowe koszty i problemy.
Przyjrzymy się bliżej drukowi cyfrowemu, który z roku na rok zyskuje coraz większą popularność. Cały proces drukowania odbywa się dzięki specjalnemu wałkowi, który jest pokryty fotoprzewodzącą warstwą ochronną. W trakcie druku wałek zostaje naświetlony, a warstwa fotoprzewodząca pokryta drobinkami tonera, które przyklejają się do niej dokładnie w tych miejscach, w których ma powstać konkretny obraz. Kolejnym etapem jest przeniesienie produktu na arkusz papieru w taki sposób, aby kolory i szczegóły zostały idealnie odwzorowane względem wersji elektronicznej lub oryginalnej.
Kiedy druk cyfrowy będzie przydatny? Przy drukowaniu wszelkiego rodzaju mniejszych materiałów! Mogą to być ulotki, wizytówki, małe banery, zaproszenia, karty informacyjne lub materiały marketingowe. W przypadku większych formatów efekt finalny może nie być dla nas satysfakcjonujący. Warto wiedzieć, że druk cyfrowy jest dużo bardziej opłacalny i ekonomiczny, jeżeli chcesz wydrukować tylko kilka sztuk. Koszty eksploatacji urządzenia offsetowego bardzo często są dużo wyższe niż wykonanie samego zlecenia. Z pewnością też druk cyfrowy jest zdecydowanie szybszy, a my otrzymujemy gotowe wydruki ekspresowo, oczywiście zgodnie z terminami, które wcześniej ustaliliśmy z drukarnią.
Technologia druku offsetowego w porównaniu do druku cyfrowego jest dużo bardziej skomplikowana. Samo urządzenie drukujące wygląda inaczej, jest dużo większe i wymaga precyzyjniejszych działań. W jaki sposób pracuje? Pierwszym krokiem jest naświetlenie projektu na naświetlarce CtP. Kolejnym etapem jest przeniesienie projektu na podłoże drukarskie i tutaj zaczynają się schody. Samo uruchomienie drukarki wiąże się z niemałymi kosztami, które w przypadku niewielkiej liczby arkuszy są nieopłacalne. Jeżeli masz do wydrukowania tylko kilkadziesiąt albo kilkaset arkuszy, postaw na druk cyfrowy. Co więcej, druk cyfrowy umożliwia nam zmiany w projekcie, który już rozpoczął się drukować, a w przypadku offsetu są to kolejne gigantyczne koszty zupełnie niepotrzebne.
Poruszając kwestię jakości druku offsetowego, warto zwrócić uwagę również na zależność stopnia przyswajania farby od zastosowanego podłoża. Musisz wiedzieć, że w offsecie ma miejsce zjawisko przyrostu punktu rastrowego. Jego powierzchnia powiększa się, a w warstwie tonalnej staje się ciemniejszy. Działa to na takiej samej zasadzie jak… malowanie ścian. Wybierając farbę do salonu czy pokoju, musisz pamiętać, żeby kupić kolor jaśniejszy od tego, który chcesz docelowo uzyskać (farba na ścianie zawsze będzie miała ciemniejszy odcień). Zastanawiasz się pewnie, jaki ma to związek z rodzajem podłoża zastosowanego w procesie drukowania. Otóż im podłoże jest bardziej chropowate, tym punkt rastrowy będzie zwiększał swoją.
Ponadto nie każdy rodzaj podłoża wybranego do druku będzie nadawał się do druku offsetowego. Może bowiem okazać się, że projekt – którego format i nakład idealnie nadają się do offsetu – ze względu na wykorzystanie papieru szlachetnego będzie taniej wydrukować cyfrowo. Dlatego wybór podłoża drukarskiego warto przedyskutować chociażby z pracownikiem drukarni. Ten z pewnością doradzi najbardziej opłacalne rozwiązanie.
