Wszystko o KSeF. Od kiedy system e-faktur będzie obowiązkowyi jak z niego korzystać?

Zbliża się koniec tradycyjnego modelu księgowości. Już w 2026 roku wszyscy przedsiębiorcy zostaną objęci obowiązkowym KSeF. Czym jest Krajowy System e-Faktur? Dokładnie od kiedy i kogo zacznie obowiązywać? Jak przygotować się do wdrożenia elektronicznego obiegu faktur? W tym materiale przeczytasz wszystko co powinieneś wiedzieć o KSeF, a także co musisz zrobić, żeby zacząć
z niego korzystać.

Ministerstwo Finansów pracuje nad Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) od 2016 roku. To rozwiązanie umożliwi przedsiębiorcom wystawianie i odbieranie faktur elektronicznych w prosty i bezpieczny sposób. E-faktura wystawiana za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur funkcjonuje w Polsce od 1 stycznia 2022 roku i jest alternatywą dla tradycyjnych metod fakturowania, zarówno elektronicznych, jak i papierowych. Ministerstwo Finansów w kwietniu 2024 roku, przesuwając termin obowiązywania systemu, ogłosiło, że w latach 2024 i 2025 stosowanie systemu e-faktur nie będzie wymagane, lecz dobrowolne. – Na ten moment wciąż nieznaczna część użytkowników naszego systemu korzysta z integracji
z KSeF
– mówi Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości oraz kadr i płac w Systim.pl. – To się jednak zmieni, gdy e-Faktury będą obowiązkowe dla wszystkich podatników – dodaje.

Ministerstwo Finansów dąży także do uszczelnienia i zabezpieczenia polskiego systemu podatkowego umożliwiając podatnikom VAT na elektroniczne wystawianie i odbieranie faktur w specjalnym, bezpiecznym i ustrukturyzowanym formacie elektronicznym. System KSeF zmienia sposób wystawiania i odbierania faktur, gdzie e-faktury są tworzone według określonego formatu elektronicznego i wysyłane z lokalnych programów finansowo-księgowych bezpośrednio do centralnej bazy ministerstwa za pośrednictwem interfejsu (API). Po wysłaniu faktura jest dostępna w systemie i może być pobrana przez odbiorcę.

KSeF jest rewolucją – ocenia Beata Tęgowska. – Przygotowanie sprawnych narzędzi
w postaci oprogramowania dla księgowych i przedsiębiorców jest wyzwaniem. Wyzwaniem jest także wprowadzenie procedur, szczególnie w biurach rachunkowych, związanych
z komunikacją i przekazaniem uprawnień do zarządzania w imieniu klienta rejestracją
i pobieraniem faktur w KSeF
– dodaje ekspertka w Systim.pl.

Krajowy System e-Faktur ma jednak przede wszystkim uprościć proces fakturowania oraz zredukować ryzyko powstawania błędów, które mogą wystąpić przy tradycyjnych metodach przetwarzania dokumentów. Dodatkowo wszystkie faktury będą gromadzone
w jednym systemie, więc nie będzie potrzeby pobierania i wysyłania plików do kontrahentów.

Zmiana daty wdrożenia i konsultacje

Według początkowych założeń Krajowy System e-Faktur miał zacząć obowiązywać polskich przedsiębiorców od lipca 2024 roku. Kilka miesięcy przed tym terminem, w kwietniu 2024 roku, Ministerstwo Finansów poinformowało o przesunięciu obowiązku korzystania z KSeF. Powód? Przygotowana technologia nie spełnia zdaniem resortu niektórych założeń dotyczących bezpieczeństwa i wymaga dalszego dopracowania. Przesunięty KSeF to efekt trudności związanych z testowaniem i stabilnością działania systemu, który miałby obsługiwać miliony faktur.

Zmiana daty wdrożenia systemu była także odpowiedzią na obawy zgłaszane przez samych przedsiębiorców. Wiele firm i doradców podatkowych nie było gotowych na pełne wdrożenie systemu przez  brak jasnych wytycznych, które powodowały niepewność.

Ministerstwo Finansów ogłosiło również, że zostaną przeprowadzone dodatkowe konsultacje oraz spotkania informacyjne, aby zapewnić wszystkim zainteresowanym dostęp do najnowszych informacji.

Głos przedsiębiorców i księgowych, użytkowników nowych rozwiązań, jest niezbędny dla wyeliminowania większości problemów już na początku funkcjonowania systemu. Warunkiem jest jednak, aby zmiany w ostatecznej formie znane były użytkownikom, dając czas na przygotowanie i wdrożenie nowych obowiązków – zaznacza  Beata Tęgowska. – Najbardziej ostateczną wersją systemu KSeF zainteresowane są firmy informatyczne, które dostarczają programy księgowe. To na nich spoczywa obowiązek przygotowania programów, z których będą korzystać przedsiębiorcy w taki sposób, aby ułatwiły pracę
i komunikację z Krajowym Systemem e-Faktur oraz wykorzystać zalety wprowadzenia KSeF
– wyjaśnia eksperta Systim.

Przepisy przejściowe

Dalsze uproszczenia systemu i zapowiadane przez Ministerstwo Finansów etapowe wejście w życie KSeF będzie przedmiotem odrębnych prac legislacyjnych. Przedsiębiorcy mogą spodziewać się przejściowych, czasowych przepisów, które będą zwalniać z niektórych obowiązków. Dzięki nim będzie można łagodniej wdrożyć się w KSeF. To m.in. możliwość wystawienia faktury poza KSeF o ile wartość faktury nie przekroczy 450 zł, a łączna sprzedaż w okresie przejściowym 10 tys. zł.

Przepisy przejściowe uwzględniają również możliwość wysłania faktury do systemu następnego dnia roboczego po jej wystawieniu, odroczenie kar za niewystawienie faktury zgodnej ze schematem KSeF, czy brak obowiązku umieszczania w tytule przelewu 35-znakowanego numeru KSeF. Należy jednak pamiętać, że to przepisy przejściowe, które
z czasem ulegną zmianą. Warto więc na bieżąco śledzić informacje związane z KSeF.

Od kiedy i kogo będzie obowiązywać KSeF?

Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy od 1 stycznia 2026 roku dla firm przekraczających przychody 200 mln zł rocznie, a 2 miesiące później, czyli od 1 kwietnia, zacznie obowiązywać wszystkich pozostałych przedsiębiorców. Docelowo KSeF ma obowiązywać przedsiębiorców, którzy są zwolnieni z podatku VAT, zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT oraz podatników zweryfikowanych w Polsce do procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski identyfikator podatkowy NIP.

W ocenie ekspertów nie warto czekać na ostatnią chwilę. – Im szybciej rozpoczniemy proces wprowadzania KSeF w firmie, czy biurze rachunkowym, tym więcej będzie czasu na dopracowanie aspektów technicznych, jak i z przygotowaniem procedur wewnętrznych, regulaminów i umów – podkreśla Beata Tęgowska z Systim.pl.

Korzyści wynikające z KSeF

Korzystanie z e-faktury w systemie KSeF oferuje przedsiębiorcom szereg korzyści. To m.in. obniżenie kosztów, ponieważ faktury w systemie przechowywane są przez 10 lat, co eliminuje potrzebę samodzielnej archiwizacji w osobnych systemach informatycznych. To także ujednolicenie standardów faktur ułatwiając cyfryzację i automatyzację ich obiegu miedzy podatnikami oraz samemu procesu księgowania. Krajowy System e-Faktur minimalizuje także ryzyko zgubienia lub zniszczenia faktur. Zapewnia przedsiębiorcom pewność, że faktura dotarła do odbiorcy, a w efekcie zwiększa bezpieczeństwo podatkowe nabywców towarów i usług.

Przedsiębiorcy używający z KSeF już teraz mogą skorzystać z takich praw, jak szybszy termin zwrotu podatku VAT, który jest skrócony o 20 dni z 60 do 40, czy prostsze rozliczanie e-faktur korygujących „in minus” – zauważa Beata Tęgowska. – Natomiast największą korzyścią dla księgowych będzie dostępność do dokumentów księgowych
z pominięciem wszelkiej korespondencji e-mailowej, czy też tradycyjnej
– dodaje.

Jak dołączyć do Krajowego Systemu e-Faktur

Dołączenie do KSeF jest proste. Wystarczy uzyskać specjalny kod z rządowej strony KSeF, a następnie wprowadzić go do oprogramowania do faktur, z którego korzysta dany przedsiębiorca. Od tego momentu może w szybki i prosty sposób wystawiać faktury,
a system automatycznie dostarczy je do KSeF.

Więcej o druku i branży

Główną zaletą druku cyfrowego jest fakt, że jego technologia umożliwia wydruk bezpośrednio z pliku w wersji elektronicznej – najczęściej zapisane w formacie PDF, a nierzadko też doc. A to sprawia, że wykorzystanie druku cyfrowego w realizacji konkretnych zleceń możliwe jest można powiedzieć, niemalże od ręki. Z racji na niezbyt wysokie wymagania co do nośnika, przygotowanie materiału do druku jest tanie i krótkie - oczywiście w zależności od nakładów. Przeszkodą może być jednak wielkość, czyli gramatura papieru i format danego projektu. Druk cyfrowy stosuje się najczęściej do wydrukowania projektów o maksymalnej wielkości A3+ - a to zamyka się w obrębie wizytówek, ulotek oraz broszur, których grubość nie przekracza 300g/m2.

Druk offsetowy jest bardziej skomplikowaną i droższą technologią, to opłacalną tylko w zleceniach masowych. W przeciwieństwie do druku cyfrowego druk offsetowy uniemożliwia na zmiany "na bieżąco”. Jednak druk offsetowy to przede wszystkim znakomita jakość – wszystko dzięki rozdzielczości do 4800dpi. A to sprawia, że wysokonakładowe bezproblemowo można wydrukować w niskiej cenie jednostkowej. Druk offsetowy to również większa ilość dostępnych kolorów. Nie jest to jednak typowe koło CMYK, a wzornik pantone, który zawiera w sobie m.in. odcienie złota i srebra, co może dać niesamowite rezultaty zwłaszcza w wymagających projektach.

Wybór może być trudny. Wszystko zależy od tego, czego oczekujesz. Obecnie jakość wydruków zarówno w technice cyfrowej, jak i offsetowej jest na zbliżonym poziomie. Druk cyfrowy jest bardziej wyrazisty, tańszy i szybszy przy mniejszych nakładach. A same wydruki można pozyskać od ręki. Zaletą jest też fakt, że poprawki można wprowadzać w czasie rzeczywistym. Z drugiej strony druk offsetowy to gwarant najwyższej jakości. To również o wiele lepsze możliwości kolorystyczne, a także wierniejsze oddanie barw i półtonów. Minusem jest jednak wolny czas pracy i konieczność początkowego "rozgrzania" maszyny, jednak możliwość druku na wielu materiałach o różnych gramaturach wybacza tą wadę.

Nowoczesne drukowanie cyfrowe pozwala obniżyć koszty i znacznie przyspieszyć czas realizacji, przy zachowaniu wyrazistości i wysokich parametrów. Wykorzystuje się tutaj dane zapisane w pamięci komputera (lub innego nośnika), które zwykle od razu przenoszone są na wybrane podłoże – papier zwykły lub samoprzylepny, folię przezroczystą czy kolorową.

Metoda ta daje możliwość realizowania zleceń praktycznie „od ręki” – już od jednej sztuki. Pozwala dokonywać drobnych modyfikacji w projektach (np. kolorów, rozkładu elementów, wielkości czcionek) w trakcie rozpoczętego już procesu. Tradycyjne techniki drukowania offsetowego nie umożliwiają wprowadzania dodatkowych danych i zmieniania informacji.

Obecnie stosuje się odmienne rodzaje druku cyfrowego, które różnią się zasadą działania, stosowanymi barwnikami oraz urządzeniami. Poszczególne opcje pozwalają uzyskać zbliżone efekty, które wyróżniają się dobrym odwzorowaniem kolorów oraz szybkim czasem realizacji.

Drukowanie elektrofotograficzne (laserowe) to metoda wywodząca się z kserografii. Warstwę fotoprzewodzącą naświetla się za pomocą promieni laserowych lub diod. Kolejnym krokiem jest wywoływanie oraz przenoszenie tonera na podłoże. Następnie odbitka jest utrwalana. Toner (proszek barwiący zmieszany z żelazem) trafia na papier lub folię w wyniku działania sił przyciągania elektrostatycznego, a następnie wiąże się z nim pod wpływem ciepła. Laserową technikę druku cyfrowego wykorzystują drukarki biurowe, popularne urządzenia wielofunkcyjne stosowane w domach i firmach oraz wysokonakładowe maszyny produkcyjne.

Jonografia to podobna zasada działania do metody elektrofotograficznej. Maszyny do druku cyfrowego do zmiany ładunku elektrostatycznego stosują tutaj strumień jonów.

Magnetografia pozwala tworzyć obraz z wykorzystaniem gęstej siatki obwodów elektrycznych. Rozmieszczone są one na cylindrze, aby móc wytworzyć pole magnetyczne. Proszek ferromagnetyczny odbije obraz w miejscach, gdzie pole to zadziała.

Termografia to technika gdzie wydruk powstaje z udziałem ciepła – wysoka temperatura działa na podłoże lub wykorzystywany środek barwiący. Bardzo popularna jest termografia pośrednia, która obejmuje techniki druku termotransferowego oraz termosublimacyjnego. Pozwalają one utrwalać substancje termoplastyczne na mokrym podłożu. Tego rodzaju druk cyfrowy sprawdzi się m.in. w reklamie, gdzie cenione są bardziej efektowne zdobienia wypukłe. Pięknie będzie prezentować się m.in. na firmowych wizytówkach, kopertach czy stylowych zaproszeniach.

Drukowanie cyfrowe natryskowe metoda w poligrafii określana jest także jako ink-jet. Maszyny do druku cyfrowego natryskowego posiadają specjalne głowice z dyszami oraz pompę ciśnieniową, która wyrzuca kropelki farby. W zależności od wybranego urządzenia może zostać wykorzystany tradycyjny toner lub farba woskowa (o gęstszej konsystencji). Komputer, za pomocą impulsów elektrycznych, steruje całym procesem wydruku.

Drukarnia może wykorzystywać technologię kropel pojedynczych lub ciągły strumień. Ink-jet pozwala uzyskać wysoką jakość przy zachowaniu cichej pracy. Kolory są tutaj bardzo wyraziste, a jednocześnie delikatne. Technika znajduje zastosowanie w wydrukach wielkoformatowych, przemysłowych, termosublimacyjnych oraz do znakowania obiektów trójwymiarowych.

Z pewnością każdemu z Was chociaż raz w życiu obiło się o uszy wyrażenie „druk offsetowy” lub „druk cyfrowy”. Pozornie mogłoby nam się wydawać, że różnice między tymi rodzajami wydruku nie mają aż tak dużego znaczenia, jednak nic bardziej mylnego! Rodzaj druku, na który się zdecydujemy, powinien być dostosowany do naszych potrzeb, liczby i wielkości arkuszy oraz wielu innych czynników, o których wspomnimy w dzisiejszym artykule. Jeżeli interesuje Was ten temat i chcielibyście dowiedzieć się więcej, serdecznie zapraszamy do przeczytania całego materiału.

Na początku musimy wspomnieć, że druk cyfrowy i druk offsetowy to dwie zupełnie inne technologie, dlatego warto lepiej poznać temat, aby nie popełnić gafy i nie narazić się na dodatkowe koszty i problemy.

Przyjrzymy się bliżej drukowi cyfrowemu, który z roku na rok zyskuje coraz większą popularność. Cały proces drukowania odbywa się dzięki specjalnemu wałkowi, który jest pokryty fotoprzewodzącą warstwą ochronną. W trakcie druku wałek zostaje naświetlony, a warstwa fotoprzewodząca pokryta drobinkami tonera, które przyklejają się do niej dokładnie w tych miejscach, w których ma powstać konkretny obraz. Kolejnym etapem jest przeniesienie produktu na arkusz papieru w taki sposób, aby kolory i szczegóły zostały idealnie odwzorowane względem wersji elektronicznej lub oryginalnej. 

Kiedy druk cyfrowy będzie przydatny? Przy drukowaniu wszelkiego rodzaju mniejszych materiałów! Mogą to być ulotki, wizytówki, małe banery, zaproszenia, karty informacyjne lub materiały marketingowe. W przypadku większych formatów efekt finalny może nie być dla nas satysfakcjonujący. Warto wiedzieć, że druk cyfrowy jest dużo bardziej opłacalny i ekonomiczny, jeżeli chcesz wydrukować tylko kilka sztuk. Koszty eksploatacji urządzenia offsetowego bardzo często są dużo wyższe niż wykonanie samego zlecenia. Z pewnością też druk cyfrowy jest zdecydowanie szybszy, a my otrzymujemy gotowe wydruki ekspresowo, oczywiście zgodnie z terminami, które wcześniej ustaliliśmy z drukarnią. 

Technologia druku offsetowego w porównaniu do druku cyfrowego jest dużo bardziej skomplikowana. Samo urządzenie drukujące wygląda inaczej, jest dużo większe i wymaga precyzyjniejszych działań. W jaki sposób pracuje? Pierwszym krokiem jest naświetlenie projektu na naświetlarce CtP. Kolejnym etapem jest przeniesienie projektu na podłoże drukarskie i tutaj zaczynają się schody. Samo uruchomienie drukarki wiąże się z niemałymi kosztami, które w przypadku niewielkiej liczby arkuszy są nieopłacalne. Jeżeli masz do wydrukowania tylko kilkadziesiąt albo kilkaset arkuszy, postaw na druk cyfrowy. Co więcej, druk cyfrowy umożliwia nam zmiany w projekcie, który już rozpoczął się drukować, a w przypadku offsetu są to kolejne gigantyczne koszty zupełnie niepotrzebne. 

Poruszając kwestię jakości druku offsetowego, warto zwrócić uwagę również na zależność stopnia przyswajania farby od zastosowanego podłoża. Musisz wiedzieć, że w offsecie ma miejsce zjawisko przyrostu punktu rastrowego. Jego powierzchnia powiększa się, a w warstwie tonalnej staje się ciemniejszy. Działa to na takiej samej zasadzie jak… malowanie ścian. Wybierając farbę do salonu czy pokoju, musisz pamiętać, żeby kupić kolor jaśniejszy od tego, który chcesz docelowo uzyskać (farba na ścianie zawsze będzie miała ciemniejszy odcień). Zastanawiasz się pewnie, jaki ma to związek z rodzajem podłoża zastosowanego w procesie drukowania. Otóż im podłoże jest bardziej chropowate, tym punkt rastrowy będzie zwiększał swoją.

Ponadto nie każdy rodzaj podłoża wybranego do druku będzie nadawał się do druku offsetowego. Może bowiem okazać się, że projekt – którego format i nakład idealnie nadają się do offsetu – ze względu na wykorzystanie papieru szlachetnego będzie taniej wydrukować cyfrowo. Dlatego wybór podłoża drukarskiego warto przedyskutować chociażby z pracownikiem drukarni. Ten z pewnością doradzi najbardziej opłacalne rozwiązanie.

Leave a Comment