Biznes

Wszystko o KSeF. Od kiedy system e-faktur będzie obowiązkowyi jak z niego korzystać?

Zbliża się koniec tradycyjnego modelu księgowości. Już w 2026 roku wszyscy przedsiębiorcy zostaną objęci obowiązkowym KSeF. Czym jest Krajowy System e-Faktur? Dokładnie od kiedy i kogo zacznie obowiązywać? Jak przygotować się do wdrożenia elektronicznego obiegu faktur? W tym materiale przeczytasz wszystko co powinieneś wiedzieć o KSeF, a także co musisz zrobić, żeby zacząć
z niego korzystać.

Ministerstwo Finansów pracuje nad Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) od 2016 roku. To rozwiązanie umożliwi przedsiębiorcom wystawianie i odbieranie faktur elektronicznych w prosty i bezpieczny sposób. E-faktura wystawiana za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur funkcjonuje w Polsce od 1 stycznia 2022 roku i jest alternatywą dla tradycyjnych metod fakturowania, zarówno elektronicznych, jak i papierowych. Ministerstwo Finansów w kwietniu 2024 roku, przesuwając termin obowiązywania systemu, ogłosiło, że w latach 2024 i 2025 stosowanie systemu e-faktur nie będzie wymagane, lecz dobrowolne. – Na ten moment wciąż nieznaczna część użytkowników naszego systemu korzysta z integracji
z KSeF – mówi Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości oraz kadr i płac w Systim.pl. – To się jednak zmieni, gdy e-Faktury będą obowiązkowe dla wszystkich podatników – dodaje.

Ministerstwo Finansów dąży także do uszczelnienia i zabezpieczenia polskiego systemu podatkowego umożliwiając podatnikom VAT na elektroniczne wystawianie i odbieranie faktur w specjalnym, bezpiecznym i ustrukturyzowanym formacie elektronicznym. System KSeF zmienia sposób wystawiania i odbierania faktur, gdzie e-faktury są tworzone według określonego formatu elektronicznego i wysyłane z lokalnych programów finansowo-księgowych bezpośrednio do centralnej bazy ministerstwa za pośrednictwem interfejsu (API). Po wysłaniu faktura jest dostępna w systemie i może być pobrana przez odbiorcę.

– KSeF jest rewolucją – ocenia Beata Tęgowska. – Przygotowanie sprawnych narzędzi
w postaci oprogramowania dla księgowych i przedsiębiorców jest wyzwaniem. Wyzwaniem jest także wprowadzenie procedur, szczególnie w biurach rachunkowych, związanych
z komunikacją i przekazaniem uprawnień do zarządzania w imieniu klienta rejestracją
i pobieraniem faktur w KSeF – dodaje ekspertka w Systim.pl.

Krajowy System e-Faktur ma jednak przede wszystkim uprościć proces fakturowania oraz zredukować ryzyko powstawania błędów, które mogą wystąpić przy tradycyjnych metodach przetwarzania dokumentów. Dodatkowo wszystkie faktury będą gromadzone
w jednym systemie, więc nie będzie potrzeby pobierania i wysyłania plików do kontrahentów.

Zmiana daty wdrożenia i konsultacje

Według początkowych założeń Krajowy System e-Faktur miał zacząć obowiązywać polskich przedsiębiorców od lipca 2024 roku. Kilka miesięcy przed tym terminem, w kwietniu 2024 roku, Ministerstwo Finansów poinformowało o przesunięciu obowiązku korzystania z KSeF. Powód? Przygotowana technologia nie spełnia zdaniem resortu niektórych założeń dotyczących bezpieczeństwa i wymaga dalszego dopracowania. Przesunięty KSeF to efekt trudności związanych z testowaniem i stabilnością działania systemu, który miałby obsługiwać miliony faktur.

Zmiana daty wdrożenia systemu była także odpowiedzią na obawy zgłaszane przez samych przedsiębiorców. Wiele firm i doradców podatkowych nie było gotowych na pełne wdrożenie systemu przez  brak jasnych wytycznych, które powodowały niepewność.

Ministerstwo Finansów ogłosiło również, że zostaną przeprowadzone dodatkowe konsultacje oraz spotkania informacyjne, aby zapewnić wszystkim zainteresowanym dostęp do najnowszych informacji.

– Głos przedsiębiorców i księgowych, użytkowników nowych rozwiązań, jest niezbędny dla wyeliminowania większości problemów już na początku funkcjonowania systemu. Warunkiem jest jednak, aby zmiany w ostatecznej formie znane były użytkownikom, dając czas na przygotowanie i wdrożenie nowych obowiązków – zaznacza  Beata Tęgowska. – Najbardziej ostateczną wersją systemu KSeF zainteresowane są firmy informatyczne, które dostarczają programy księgowe. To na nich spoczywa obowiązek przygotowania programów, z których będą korzystać przedsiębiorcy w taki sposób, aby ułatwiły pracę
i komunikację z Krajowym Systemem e-Faktur oraz wykorzystać zalety wprowadzenia KSeF – wyjaśnia eksperta Systim.

Przepisy przejściowe

Dalsze uproszczenia systemu i zapowiadane przez Ministerstwo Finansów etapowe wejście w życie KSeF będzie przedmiotem odrębnych prac legislacyjnych. Przedsiębiorcy mogą spodziewać się przejściowych, czasowych przepisów, które będą zwalniać z niektórych obowiązków. Dzięki nim będzie można łagodniej wdrożyć się w KSeF. To m.in. możliwość wystawienia faktury poza KSeF o ile wartość faktury nie przekroczy 450 zł, a łączna sprzedaż w okresie przejściowym 10 tys. zł.

Przepisy przejściowe uwzględniają również możliwość wysłania faktury do systemu następnego dnia roboczego po jej wystawieniu, odroczenie kar za niewystawienie faktury zgodnej ze schematem KSeF, czy brak obowiązku umieszczania w tytule przelewu 35-znakowanego numeru KSeF. Należy jednak pamiętać, że to przepisy przejściowe, które
z czasem ulegną zmianą. Warto więc na bieżąco śledzić informacje związane z KSeF.

Od kiedy i kogo będzie obowiązywać KSeF?

Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy od 1 stycznia 2026 roku dla firm przekraczających przychody 200 mln zł rocznie, a 2 miesiące później, czyli od 1 kwietnia, zacznie obowiązywać wszystkich pozostałych przedsiębiorców. Docelowo KSeF ma obowiązywać przedsiębiorców, którzy są zwolnieni z podatku VAT, zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT oraz podatników zweryfikowanych w Polsce do procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski identyfikator podatkowy NIP.

W ocenie ekspertów nie warto czekać na ostatnią chwilę. – Im szybciej rozpoczniemy proces wprowadzania KSeF w firmie, czy biurze rachunkowym, tym więcej będzie czasu na dopracowanie aspektów technicznych, jak i z przygotowaniem procedur wewnętrznych, regulaminów i umów – podkreśla Beata Tęgowska z Systim.pl.

Korzyści wynikające z KSeF

Korzystanie z e-faktury w systemie KSeF oferuje przedsiębiorcom szereg korzyści. To m.in. obniżenie kosztów, ponieważ faktury w systemie przechowywane są przez 10 lat, co eliminuje potrzebę samodzielnej archiwizacji w osobnych systemach informatycznych. To także ujednolicenie standardów faktur ułatwiając cyfryzację i automatyzację ich obiegu miedzy podatnikami oraz samemu procesu księgowania. Krajowy System e-Faktur minimalizuje także ryzyko zgubienia lub zniszczenia faktur. Zapewnia przedsiębiorcom pewność, że faktura dotarła do odbiorcy, a w efekcie zwiększa bezpieczeństwo podatkowe nabywców towarów i usług.

– Przedsiębiorcy używający z KSeF już teraz mogą skorzystać z takich praw, jak szybszy termin zwrotu podatku VAT, który jest skrócony o 20 dni z 60 do 40, czy prostsze rozliczanie e-faktur korygujących „in minus” – zauważa Beata Tęgowska. – Natomiast największą korzyścią dla księgowych będzie dostępność do dokumentów księgowych
z pominięciem wszelkiej korespondencji e-mailowej, czy też tradycyjnej – dodaje.

Jak dołączyć do Krajowego Systemu e-Faktur

Dołączenie do KSeF jest proste. Wystarczy uzyskać specjalny kod z rządowej strony KSeF, a następnie wprowadzić go do oprogramowania do faktur, z którego korzysta dany przedsiębiorca. Od tego momentu może w szybki i prosty sposób wystawiać faktury,
a system automatycznie dostarczy je do KSeF.

Więcej o druku i branży

Główną zaletą druku cyfrowego jest fakt, że jego technologia umożliwia wydruk bezpośrednio z pliku w wersji elektronicznej – najczęściej zapisane w formacie PDF, a nierzadko też doc. A to sprawia, że wykorzystanie druku cyfrowego w realizacji konkretnych zleceń możliwe jest można powiedzieć, niemalże od ręki. Z racji na niezbyt wysokie wymagania co do nośnika, przygotowanie materiału do druku jest tanie i krótkie - oczywiście w zależności od nakładów. Przeszkodą może być jednak wielkość, czyli gramatura papieru i format danego projektu. Druk cyfrowy stosuje się najczęściej do wydrukowania projektów o maksymalnej wielkości A3+ - a to zamyka się w obrębie wizytówek, ulotek oraz broszur, których grubość nie przekracza 300g/m2.

Druk offsetowy jest bardziej skomplikowaną i droższą technologią, to opłacalną tylko w zleceniach masowych. W przeciwieństwie do druku cyfrowego druk offsetowy uniemożliwia na zmiany "na bieżąco”. Jednak druk offsetowy to przede wszystkim znakomita jakość – wszystko dzięki rozdzielczości do 4800dpi. A to sprawia, że wysokonakładowe bezproblemowo można wydrukować w niskiej cenie jednostkowej. Druk offsetowy to również większa ilość dostępnych kolorów. Nie jest to jednak typowe koło CMYK, a wzornik pantone, który zawiera w sobie m.in. odcienie złota i srebra, co może dać niesamowite rezultaty zwłaszcza w wymagających projektach.

Wybór może być trudny. Wszystko zależy od tego, czego oczekujesz. Obecnie jakość wydruków zarówno w technice cyfrowej, jak i offsetowej jest na zbliżonym poziomie. Druk cyfrowy jest bardziej wyrazisty, tańszy i szybszy przy mniejszych nakładach. A same wydruki można pozyskać od ręki. Zaletą jest też fakt, że poprawki można wprowadzać w czasie rzeczywistym. Z drugiej strony druk offsetowy to gwarant najwyższej jakości. To również o wiele lepsze możliwości kolorystyczne, a także wierniejsze oddanie barw i półtonów. Minusem jest jednak wolny czas pracy i konieczność początkowego "rozgrzania" maszyny, jednak możliwość druku na wielu materiałach o różnych gramaturach wybacza tą wadę.

Jeżeli na co dzień drukujemy bardzo dużo i tym samym potrzebne nam są wysokiej jakości wydruki, nie powinniśmy zapominać o tym, że decydując się na zakup swojego własnego urządzenia, nie będzie to dla nas zbyt opłacalne. Warto więc w tym przypadku wybrać renomowaną drukarnię cyfrową, gdzie tak naprawdę bardzo szybko będziemy mogli zrealizować wszystkie niezbędne projekty.

Przede wszystkim nie powinniśmy zapominać o tym, że bardzo ważne jest aby wybrana przez nas firma posiadała bardzo duże doświadczenie na rynku. Jest to istotne, ponieważ tylko dzięki temu będziemy mieć pewność, że pracownicy będą mogli nam pomóc wykonać nawet najbardziej skomplikowane projekty. Jest to bardzo ważne, ponieważ często w wielu przypadkach może okazać się, że drukarnie cyfrowe nie podejmą się takiego rozwiązania. O czym jeszcze w tym przypadku pamiętać?

Oczywiście tutaj liczy się także wysoka jakość wydruku. W szczególności jeżeli nasze zlecenie dotyczy między innymi wizytówek lub też folderów reklamowych, które będą również kolejno przekazywane do naszych klientów, nie możemy oszczędzać właśnie na takich parametrach. To w dużej mierze wpływa na renomę naszej firmy, dlatego drukarnia cyfrowa, która będzie w stanie wydrukować nam wysokiej jakości projekty jest naprawdę potrzebna.

Warto pamiętać, że bardzo dużym błędem jest kierowanie się ceną podczas wyboru drukarni. Oczywiście jeżeli zależy nam na wspomnianej wcześniej jakości, nie zapłacimy za taką usługę mało. Coraz więcej osób wycofuje się z naprawdę pięknie wykonanych projektów na rzecz tańszych drukarni. Jeżeli ma to być nasza reklama, nie powinniśmy wybierać taniej firmy.

W obecnych czasach, reklama rozwija się w bardzo szybkim tempie. Nowe pomysły, dopracowane w każdym szczególe kampanie reklamowe, coraz bardziej urozmaicone plakaty – to rzeczywistość, za którą każdy chce nadążyć i do niej się dopasować. Dlatego też w przypadku tworzenia jakiejkolwiek reklamy, dobrze jest korzystać z profesjonalnych maszyn, które są gwarancją solidnego wykonania. W taki właśnie sprzęt wyposażona jest każda drukarnia cyfrowa, gdzie kolor i papier powinny być najwyższej jakości.

Na co zatem warto zwrócić uwagę, aby wybrać mądrze i skutecznie?

Jakość – uzyskanie dobrej jakości wydruku nie jest możliwe bez użycia najnowocześniejszych technologii. Dlatego wybierając drukarnię cyfrową, warto dowiedzieć się, jakiego rodzaju sprzęt jest tam używany oraz czy posiada różnego rodzaju atesty. Jest to pozornie mało ważna rzecz, ale może diametralnie zmienić jakość plakatu czy ulotki.

Ceny – jest to zapewne jedna z najważniejszych kwestii, jeśli chodzi o poszukiwania wykonawców zlecenia. Jeśli w grę wchodzi drukarnia cyfrowa, taniej nie zawsze znaczy lepiej. Owszem, wydamy mniej pieniędzy a za pozostałe kupimy inne przydatne rzeczy, ale czy będziemy zadowoleni z efektu? Drukarnie wykorzystujące najnowsze technologie z reguły są droższe, ale w zamian oferują doskonałą jakość wydruku. Warto zatem zainwestować nieco wyższą kwotę, aby cieszyć się profesjonalną obsługą i satysfakcjonującymi efektami pracy.

Wygoda – chodzenie do drukarni nie zawsze jest miłym i przyjemnym obowiązkiem, zwłaszcza jeśli znajduje się ona na drugim końcu miasta. Wybierając zatem drukarnię cyfrową, warto rozejrzeć się nieco w internecie, gdyż tam znajduje się dużo ofert drukarni, gdzie wszystko załatwiane jest jedynie przy pomocy komputera. Jest to świetne rozwiązanie dla tych, którzy mają utrudniony dostęp do tego typu miejsc, lub najzwyczajniej w świecie, nie lubią ruszać się z domu i wolą załatwić wszystko siedząc przy kuchennym stole.

Wybór odpowiedniej drukarni cyfrowej może okazać się kluczowym, jeśli chodzi o reklamę. Dlaczego? Tylko dobrej jakości i profesjonalnie wykonane materiały reklamowe są w stanie przyciągnąć uwagę współczesnego konsumenta. Jest to trudne, gdyż na rynku panuje ogromna konkurencja, dlatego odpowiednia drukarnia cyfrowa może okazać się jedynym kluczem do sukcesu.

Related posts

Leave a Comment