W prowadzeniu własnej firmy niezwykle istotne jest odpowiednie zarządzanie finansami. Choć prawo nie nakłada obowiązku zatrudniania księgowej, korzyści płynące z jej obecności są nie do przecenienia. Outsourcing usług księgowych w Polsce jest powszechną praktyką, szczególnie wśród małych i średnich przedsiębiorstw (MŚP). Chociaż dane na temat dokładnej liczby przedsiębiorców korzystających z usług księgowych w Polsce są trudne do ustalenia w precyzyjny sposób, dostępne raporty i badania branżowe dostarczają pewnych wskazówek.
Według „Raportu o stanie sektora małych i średnich przedsiębiorstw w Polsce w 2023” przygotowanego przez PARP, MŚP stanowią około 99,8% wszystkich firm w Polsce, z czego 60-70% korzysta z usług biur rachunkowych. Dodatkowo, dane PwC Polska wskazują, że outsourcing usług księgowych może dotyczyć nawet 80% przedsiębiorstw z sektora MŚP. Jak podaje GUS, w Polsce utrzymuje się około 2,5 mln jednoosobowych działalności gospodarczych, z których wiele korzysta z biur księgowych, mimo że część przedsiębiorców prowadzi księgowość samodzielnie. W dużych firmach zazwyczaj istnieją wewnętrzne działy księgowości, ale wiele z nich korzysta również z outsourcingu specjalistycznych usług, takich jak audyty czy konsultacje podatkowe.
– Myślę, że księgowość w coraz większym stopniu będzie polegać na pracy online – podkreśla Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości oraz kadr i płac w Systim.pl. – Jest to proces nieodwracalny. Już teraz wiele firm korzystających z programów księgowych w chmurze, czy też obsługi księgowej tego rodzaju, wykorzystuje automatyzację procesów księgowości, przygotowywania raportów i analiz– tłumaczy ekspertka.
Jak księgowa ułatwia życie biznesowe?
Przede wszystkim pełni wiele kluczowych funkcji. Sporządza szczegółowe raporty finansowe, które pozwalają na dokładną ocenę kondycji firmy i podejmowanie świadomych decyzji. Dzięki regularnemu monitorowaniu zysków i strat, przedsiębiorca może szybko reagować w razie potrzeby. Zarządzanie deklaracjami podatkowymi, takimi jak VAT, PIT czy CIT, to kolejny obszar, w którym księgowa odciąża właściciela firmy, zapewniając, że rozliczenia są zgodne z przepisami, co minimalizuje ryzyko kontroli czy kar finansowych. Ponadto, księgowa zajmuje się obsługą płac, prawidłowym naliczaniem wynagrodzeń i składek ZUS, co wpływa na motywację i zadowolenie pracowników. Dodatkowo, prowadzi ewidencję środków trwałych, co pomaga w efektywnym zarządzaniu aktywami firmy i unika nieścisłości w sprawozdaniach finansowych.
Co ryzykuje przedsiębiorca bez księgowego?
Brak takiej współpracy wiąże się z co najmniej kilkoma zagrożeniami. Po pierwsze, samodzielne prowadzenie księgowości może prowadzić do błędów, które kosztują pieniądze i mogą zaszkodzić reputacji firmy. Po drugie, trudno jest śledzić zmiany w przepisach podatkowych, co może skutkować karami finansowymi. Dodatkowo, zajmowanie się księgowością zajmuje dużo czasu, przez co właściciel może zaniedbać rozwój firmy i pozyskiwanie klientów. Bez odpowiedniej analizy finansowej mogą pojawić się problemy z płynnością. Wreszcie, w przypadku błędów to przedsiębiorca ponosi pełną odpowiedzialność, a zatrudnienie księgowej może pomóc zminimalizować takie ryzyko.
Czy istnieje „złoty środek”? Tak! Księgowa w chmurze lub e-księgowa
Jeszcze nie tak oczywisty wybór, ale szybko zyskuje na popularności. Przedsiębiorcy wybierają usługi księgowe online. To wygodne i często tańsze, a jednocześnie pozwala na stały dostęp do profesjonalnej obsługi bez konieczności zatrudniania księgowej na pełen etat. Księgowa w chmurze oferuje elastyczność oraz nowoczesne narzędzia, które ułatwiają procesy księgowe. Dzięki platformom online przedsiębiorca może na bieżąco monitorować swoje finanse i szybko reagować na zmiany.
– Dobre programy księgowe online to doskonały przykład „złotego środka”, łączącego zalety tradycyjnej księgowości z nowoczesnymi rozwiązaniami online. Dzięki temu przedsiębiorcy zyskują narzędzie, które pozwala na łatwe zarządzanie finansami oraz zapewnia wsparcie w rozliczeniach, co czyni prowadzenie firmy prostszym i bardziej efektywnym, bo przedsiębiorca ma stały wgląd w swoje finanse i może na bieżąco reagować na zmiany – podpowiada ekspertka w Systim.pl.
Jak dodaje, dostawcy programów podążają za oczekiwaniami klientów. – U nas na przykład właściciele sklepów internetowych mają możliwość połączenia swojej platformy z programem Systim, gdzie mogą chociażby wystawiać dokumenty sprzedażowe, czy prowadzić gospodarkę magazynową – mówi Beata Tęgowska. – Dodatkowo niewątpliwą zaletą korzystania z programów księgowych w chmurze jest brak konieczności instalowania programu na lokalnym komputerze. To uwalnia przedsiębiorców m.in. od konieczności obsługi programu w zakresie np. instalowania aktualizacji – podkreśla. – Wszelkie aspekty związane z funkcjonalnością pozostają po stronie dostawcy aplikacji. Jednocześnie jesteśmy zobowiązani utrzymywać bezpieczeństwo zapisanych danych i stały dostęp dla użytkownika – zaznacza.
Dziś coraz więcej zewnętrznych usług księgowych w Polsce
Jak pokazują trendy, outsourcing usług księgowych w Polsce rozwija się bardzo dynamicznie ze względu na skomplikowane i zmienne przepisy podatkowe, ale i wysoką jakość świadczonych e-usług. To m.in. skłania przedsiębiorców do korzystania z profesjonalnej pomocy. Jest to często tańsze rozwiązanie niż utrzymywanie własnego działu księgowego, szczególnie dla MŚP i JDG. Współpraca z certyfikowanymi księgowymi zwiększa bezpieczeństwo podatkowe firmy.
Raport „Outsourcing 2019-2025 – zmiany i trendy”, firmy Grant Thornton z września 2022 roku wskazuje na 15% wzrost zainteresowania outsourcingiem w Polsce (kadrowo-płacowym o 16% i finansowo-księgowym o 14%) w okresie pandemii Covid-19. Natomiast 68% respondentów doceniło wsparcie dostawców outsourcingowych, które pomogło im przetrwać gospodarcze wyzwania, a 50% zyskało lepszą orientację w przepisach, 26% zdołało obniżyć koszty, a 24% przezwyciężyło braki kadrowe.
Z pewnością każdemu z Was chociaż raz w życiu obiło się o uszy wyrażenie „druk offsetowy” lub „druk cyfrowy”. Pozornie mogłoby nam się wydawać, że różnice między tymi rodzajami wydruku nie mają aż tak dużego znaczenia, jednak nic bardziej mylnego! Rodzaj druku, na który się zdecydujemy, powinien być dostosowany do naszych potrzeb, liczby i wielkości arkuszy oraz wielu innych czynników, o których wspomnimy w dzisiejszym artykule. Jeżeli interesuje Was ten temat i chcielibyście dowiedzieć się więcej, serdecznie zapraszamy do przeczytania całego materiału.
Na początku musimy wspomnieć, że druk cyfrowy i druk offsetowy to dwie zupełnie inne technologie, dlatego warto lepiej poznać temat, aby nie popełnić gafy i nie narazić się na dodatkowe koszty i problemy.
Przyjrzymy się bliżej drukowi cyfrowemu, który z roku na rok zyskuje coraz większą popularność. Cały proces drukowania odbywa się dzięki specjalnemu wałkowi, który jest pokryty fotoprzewodzącą warstwą ochronną. W trakcie druku wałek zostaje naświetlony, a warstwa fotoprzewodząca pokryta drobinkami tonera, które przyklejają się do niej dokładnie w tych miejscach, w których ma powstać konkretny obraz. Kolejnym etapem jest przeniesienie produktu na arkusz papieru w taki sposób, aby kolory i szczegóły zostały idealnie odwzorowane względem wersji elektronicznej lub oryginalnej.
Kiedy druk cyfrowy będzie przydatny? Przy drukowaniu wszelkiego rodzaju mniejszych materiałów! Mogą to być ulotki, wizytówki, małe banery, zaproszenia, karty informacyjne lub materiały marketingowe. W przypadku większych formatów efekt finalny może nie być dla nas satysfakcjonujący. Warto wiedzieć, że druk cyfrowy jest dużo bardziej opłacalny i ekonomiczny, jeżeli chcesz wydrukować tylko kilka sztuk. Koszty eksploatacji urządzenia offsetowego bardzo często są dużo wyższe niż wykonanie samego zlecenia. Z pewnością też druk cyfrowy jest zdecydowanie szybszy, a my otrzymujemy gotowe wydruki ekspresowo, oczywiście zgodnie z terminami, które wcześniej ustaliliśmy z drukarnią.
Technologia druku offsetowego w porównaniu do druku cyfrowego jest dużo bardziej skomplikowana. Samo urządzenie drukujące wygląda inaczej, jest dużo większe i wymaga precyzyjniejszych działań. W jaki sposób pracuje? Pierwszym krokiem jest naświetlenie projektu na naświetlarce CtP. Kolejnym etapem jest przeniesienie projektu na podłoże drukarskie i tutaj zaczynają się schody. Samo uruchomienie drukarki wiąże się z niemałymi kosztami, które w przypadku niewielkiej liczby arkuszy są nieopłacalne. Jeżeli masz do wydrukowania tylko kilkadziesiąt albo kilkaset arkuszy, postaw na druk cyfrowy. Co więcej, druk cyfrowy umożliwia nam zmiany w projekcie, który już rozpoczął się drukować, a w przypadku offsetu są to kolejne gigantyczne koszty zupełnie niepotrzebne.
Poruszając kwestię jakości druku offsetowego, warto zwrócić uwagę również na zależność stopnia przyswajania farby od zastosowanego podłoża. Musisz wiedzieć, że w offsecie ma miejsce zjawisko przyrostu punktu rastrowego. Jego powierzchnia powiększa się, a w warstwie tonalnej staje się ciemniejszy. Działa to na takiej samej zasadzie jak… malowanie ścian. Wybierając farbę do salonu czy pokoju, musisz pamiętać, żeby kupić kolor jaśniejszy od tego, który chcesz docelowo uzyskać (farba na ścianie zawsze będzie miała ciemniejszy odcień). Zastanawiasz się pewnie, jaki ma to związek z rodzajem podłoża zastosowanego w procesie drukowania. Otóż im podłoże jest bardziej chropowate, tym punkt rastrowy będzie zwiększał swoją.
Ponadto nie każdy rodzaj podłoża wybranego do druku będzie nadawał się do druku offsetowego. Może bowiem okazać się, że projekt – którego format i nakład idealnie nadają się do offsetu – ze względu na wykorzystanie papieru szlachetnego będzie taniej wydrukować cyfrowo. Dlatego wybór podłoża drukarskiego warto przedyskutować chociażby z pracownikiem drukarni. Ten z pewnością doradzi najbardziej opłacalne rozwiązanie.
Nowoczesne drukowanie cyfrowe pozwala obniżyć koszty i znacznie przyspieszyć czas realizacji, przy zachowaniu wyrazistości i wysokich parametrów. Wykorzystuje się tutaj dane zapisane w pamięci komputera (lub innego nośnika), które zwykle od razu przenoszone są na wybrane podłoże – papier zwykły lub samoprzylepny, folię przezroczystą czy kolorową.
Metoda ta daje możliwość realizowania zleceń praktycznie „od ręki” – już od jednej sztuki. Pozwala dokonywać drobnych modyfikacji w projektach (np. kolorów, rozkładu elementów, wielkości czcionek) w trakcie rozpoczętego już procesu. Tradycyjne techniki drukowania offsetowego nie umożliwiają wprowadzania dodatkowych danych i zmieniania informacji.
Obecnie stosuje się odmienne rodzaje druku cyfrowego, które różnią się zasadą działania, stosowanymi barwnikami oraz urządzeniami. Poszczególne opcje pozwalają uzyskać zbliżone efekty, które wyróżniają się dobrym odwzorowaniem kolorów oraz szybkim czasem realizacji.
Drukowanie elektrofotograficzne (laserowe) to metoda wywodząca się z kserografii. Warstwę fotoprzewodzącą naświetla się za pomocą promieni laserowych lub diod. Kolejnym krokiem jest wywoływanie oraz przenoszenie tonera na podłoże. Następnie odbitka jest utrwalana. Toner (proszek barwiący zmieszany z żelazem) trafia na papier lub folię w wyniku działania sił przyciągania elektrostatycznego, a następnie wiąże się z nim pod wpływem ciepła. Laserową technikę druku cyfrowego wykorzystują drukarki biurowe, popularne urządzenia wielofunkcyjne stosowane w domach i firmach oraz wysokonakładowe maszyny produkcyjne.
Jonografia to podobna zasada działania do metody elektrofotograficznej. Maszyny do druku cyfrowego do zmiany ładunku elektrostatycznego stosują tutaj strumień jonów.
Magnetografia pozwala tworzyć obraz z wykorzystaniem gęstej siatki obwodów elektrycznych. Rozmieszczone są one na cylindrze, aby móc wytworzyć pole magnetyczne. Proszek ferromagnetyczny odbije obraz w miejscach, gdzie pole to zadziała.
Termografia to technika gdzie wydruk powstaje z udziałem ciepła – wysoka temperatura działa na podłoże lub wykorzystywany środek barwiący. Bardzo popularna jest termografia pośrednia, która obejmuje techniki druku termotransferowego oraz termosublimacyjnego. Pozwalają one utrwalać substancje termoplastyczne na mokrym podłożu. Tego rodzaju druk cyfrowy sprawdzi się m.in. w reklamie, gdzie cenione są bardziej efektowne zdobienia wypukłe. Pięknie będzie prezentować się m.in. na firmowych wizytówkach, kopertach czy stylowych zaproszeniach.
Drukowanie cyfrowe natryskowe metoda w poligrafii określana jest także jako ink-jet. Maszyny do druku cyfrowego natryskowego posiadają specjalne głowice z dyszami oraz pompę ciśnieniową, która wyrzuca kropelki farby. W zależności od wybranego urządzenia może zostać wykorzystany tradycyjny toner lub farba woskowa (o gęstszej konsystencji). Komputer, za pomocą impulsów elektrycznych, steruje całym procesem wydruku.
Drukarnia może wykorzystywać technologię kropel pojedynczych lub ciągły strumień. Ink-jet pozwala uzyskać wysoką jakość przy zachowaniu cichej pracy. Kolory są tutaj bardzo wyraziste, a jednocześnie delikatne. Technika znajduje zastosowanie w wydrukach wielkoformatowych, przemysłowych, termosublimacyjnych oraz do znakowania obiektów trójwymiarowych.
Być może wydaje Ci się, że offset jest jedyną techniką drukarską gwarantującą wysoką jakość wydruku. Jednak się mylisz. Druk cyfrowy zrealizowany w profesjonalnej drukarni pozwoli Ci uzyskać jakość wydruku niemal identyczną jak jakość wydruku offsetowego. Jednak ten wariant powinieneś wybrać w dwóch sytuacjach: kiedy zależy Ci na niskim koszcie druku małego i średniego nakładu lub gdy chcesz wydrukować projekt w bardzo krótkim czasie. Druk cyfrowy jest opłacalny przy drukowaniu nawet jednego egzemplarza projektu. Brak konieczności uruchamiania skomplikowanego procesu produkcyjnego sprawia, że Twoja ulotka może być wydrukowana niemal „od ręki”.
Wybierając rodzaj druku, powinieneś kierować się nie tylko jego nakładem czy czasem realizacji. Aby projekt spełnił Twoje oczekiwania, technologia wydruku powinna być dobrana do jego parametrów.
Jednym z nich jest gramatura papieru. Jeśli grubość wybranego przez ciebie arkusza nie przekracza 270 g/, bez obaw możesz zastosować druk cyfrowy. Pamiętaj jednak, że drukarka cyfrowa jest w stanie drukować jedynie na podłożach dość elastycznych. W przypadku sztywniejszego arkusza lepszym rozwiązaniem będzie offset.
Kolejną kwestią warunkującą zastosowanie określonej techniki druku jest format wydruku. Druk cyfrowy zalecany jest do drukowania projektów mniejszych rozmiarów, np.: ulotek, wizytówek, agend konferencyjnych, zaproszeń czy krótkich serii katalogów. Maksymalny format projektu w tym wariancie druku to A3+. Jeśli chcesz wydrukować swój projekt w większym formacie, powinieneś wybrać offset. Ta technika druku doskonale się sprawdza w przypadku wydruku książek, gazet, prospektów czy map. Pamiętaj jednak, że technologie druku cały czas postępują. Na targach branżowych już pojawiają się maszyny do druku cyfrowego obsługujące formaty B2 i B1. Pojawienie się ich w parkach maszynowych polskich drukarni jest kwestią czasu…
Ostatnią rzeczą wpływającą na wybór techniki wydruku jest to, czy przygotowany projekt graficzny ma zostać jedynie powielony czy w trakcie drukowania będą wprowadzane do niego zmiany. Offset działa trochę jak kalka – jeden wzór jest odbijany na każdym z egzemplarzy. Dlatego jeżeli zamierzasz personalizować wydruk, to wówczas musisz wybrać druk cyfrowy. Ta technika wykorzystywana jest chociażby w druku zmiennych danych, kiedy drukowane zaproszenie czy ulotka personalizowane są chociażby imieniem i nazwiskiem osoby, do której ma trafić. Oczywiście istnieje możliwość połączenia obu technologii druku w celu wykonania materiałów spersonalizowanych. Część ze zmiennymi danymi może być wówczas wydrukowana na cyfrze, a pozostała zawartość na offsecie. Innym rozwiązaniem jest również dodrukowanie personalizowanych elementów techniką cyfrową na wykonanych wcześniej na offsecie materiałach. Doświadczony drukarz pomoże wybrać najlepszy wariant personalizowanego wydruku dla Twojego projektu.
Efekt finalny zależy nie tylko od rodzaju druku, który wybierzemy, ale także od pozostałych parametrów, przede wszystkim odpowiedniej gramatury papieru. Jeżeli zdecydujemy się na cienkie, wręcz przezroczyste kartki, niestety musimy liczyć się z tym, że wydruk będzie przebijał na drugą stronę, a papier może szybko ulec zniszczeniu, np. przez gniecenie. Kolejny ważny aspekt to format wydruku. Druk cyfrowy idealnie sprawdzi się przy mniejszych realizacjach, a druk offsetowy przy większych. Warto wziąć pod uwagę również wybór odpowiedniej drukarni. Przed wyborem warto poczytać opinie w internecie i popytać znajomych. Jednym zdaniem: zróbmy porządny research, aby nie popełnić błędu, źle inwestując.
Nie ma jednoznacznej odpowiedzi na pytanie „jaki druk jest lepszy - offsetowy czy cyfrowy”, gdyż wszystko zależy od Twoich potrzeb i oczekiwań.
