Biznes

Wszystko o KSeF. Od kiedy system e-faktur będzie obowiązkowyi jak z niego korzystać?

Zbliża się koniec tradycyjnego modelu księgowości. Już w 2026 roku wszyscy przedsiębiorcy zostaną objęci obowiązkowym KSeF. Czym jest Krajowy System e-Faktur? Dokładnie od kiedy i kogo zacznie obowiązywać? Jak przygotować się do wdrożenia elektronicznego obiegu faktur? W tym materiale przeczytasz wszystko co powinieneś wiedzieć o KSeF, a także co musisz zrobić, żeby zacząć
z niego korzystać.

Ministerstwo Finansów pracuje nad Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) od 2016 roku. To rozwiązanie umożliwi przedsiębiorcom wystawianie i odbieranie faktur elektronicznych w prosty i bezpieczny sposób. E-faktura wystawiana za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur funkcjonuje w Polsce od 1 stycznia 2022 roku i jest alternatywą dla tradycyjnych metod fakturowania, zarówno elektronicznych, jak i papierowych. Ministerstwo Finansów w kwietniu 2024 roku, przesuwając termin obowiązywania systemu, ogłosiło, że w latach 2024 i 2025 stosowanie systemu e-faktur nie będzie wymagane, lecz dobrowolne. – Na ten moment wciąż nieznaczna część użytkowników naszego systemu korzysta z integracji
z KSeF – mówi Beata Tęgowska, ekspertka ds. księgowości oraz kadr i płac w Systim.pl. – To się jednak zmieni, gdy e-Faktury będą obowiązkowe dla wszystkich podatników – dodaje.

Ministerstwo Finansów dąży także do uszczelnienia i zabezpieczenia polskiego systemu podatkowego umożliwiając podatnikom VAT na elektroniczne wystawianie i odbieranie faktur w specjalnym, bezpiecznym i ustrukturyzowanym formacie elektronicznym. System KSeF zmienia sposób wystawiania i odbierania faktur, gdzie e-faktury są tworzone według określonego formatu elektronicznego i wysyłane z lokalnych programów finansowo-księgowych bezpośrednio do centralnej bazy ministerstwa za pośrednictwem interfejsu (API). Po wysłaniu faktura jest dostępna w systemie i może być pobrana przez odbiorcę.

– KSeF jest rewolucją – ocenia Beata Tęgowska. – Przygotowanie sprawnych narzędzi
w postaci oprogramowania dla księgowych i przedsiębiorców jest wyzwaniem. Wyzwaniem jest także wprowadzenie procedur, szczególnie w biurach rachunkowych, związanych
z komunikacją i przekazaniem uprawnień do zarządzania w imieniu klienta rejestracją
i pobieraniem faktur w KSeF – dodaje ekspertka w Systim.pl.

Krajowy System e-Faktur ma jednak przede wszystkim uprościć proces fakturowania oraz zredukować ryzyko powstawania błędów, które mogą wystąpić przy tradycyjnych metodach przetwarzania dokumentów. Dodatkowo wszystkie faktury będą gromadzone
w jednym systemie, więc nie będzie potrzeby pobierania i wysyłania plików do kontrahentów.

Zmiana daty wdrożenia i konsultacje

Według początkowych założeń Krajowy System e-Faktur miał zacząć obowiązywać polskich przedsiębiorców od lipca 2024 roku. Kilka miesięcy przed tym terminem, w kwietniu 2024 roku, Ministerstwo Finansów poinformowało o przesunięciu obowiązku korzystania z KSeF. Powód? Przygotowana technologia nie spełnia zdaniem resortu niektórych założeń dotyczących bezpieczeństwa i wymaga dalszego dopracowania. Przesunięty KSeF to efekt trudności związanych z testowaniem i stabilnością działania systemu, który miałby obsługiwać miliony faktur.

Zmiana daty wdrożenia systemu była także odpowiedzią na obawy zgłaszane przez samych przedsiębiorców. Wiele firm i doradców podatkowych nie było gotowych na pełne wdrożenie systemu przez  brak jasnych wytycznych, które powodowały niepewność.

Ministerstwo Finansów ogłosiło również, że zostaną przeprowadzone dodatkowe konsultacje oraz spotkania informacyjne, aby zapewnić wszystkim zainteresowanym dostęp do najnowszych informacji.

– Głos przedsiębiorców i księgowych, użytkowników nowych rozwiązań, jest niezbędny dla wyeliminowania większości problemów już na początku funkcjonowania systemu. Warunkiem jest jednak, aby zmiany w ostatecznej formie znane były użytkownikom, dając czas na przygotowanie i wdrożenie nowych obowiązków – zaznacza  Beata Tęgowska. – Najbardziej ostateczną wersją systemu KSeF zainteresowane są firmy informatyczne, które dostarczają programy księgowe. To na nich spoczywa obowiązek przygotowania programów, z których będą korzystać przedsiębiorcy w taki sposób, aby ułatwiły pracę
i komunikację z Krajowym Systemem e-Faktur oraz wykorzystać zalety wprowadzenia KSeF – wyjaśnia eksperta Systim.

Przepisy przejściowe

Dalsze uproszczenia systemu i zapowiadane przez Ministerstwo Finansów etapowe wejście w życie KSeF będzie przedmiotem odrębnych prac legislacyjnych. Przedsiębiorcy mogą spodziewać się przejściowych, czasowych przepisów, które będą zwalniać z niektórych obowiązków. Dzięki nim będzie można łagodniej wdrożyć się w KSeF. To m.in. możliwość wystawienia faktury poza KSeF o ile wartość faktury nie przekroczy 450 zł, a łączna sprzedaż w okresie przejściowym 10 tys. zł.

Przepisy przejściowe uwzględniają również możliwość wysłania faktury do systemu następnego dnia roboczego po jej wystawieniu, odroczenie kar za niewystawienie faktury zgodnej ze schematem KSeF, czy brak obowiązku umieszczania w tytule przelewu 35-znakowanego numeru KSeF. Należy jednak pamiętać, że to przepisy przejściowe, które
z czasem ulegną zmianą. Warto więc na bieżąco śledzić informacje związane z KSeF.

Od kiedy i kogo będzie obowiązywać KSeF?

Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy od 1 stycznia 2026 roku dla firm przekraczających przychody 200 mln zł rocznie, a 2 miesiące później, czyli od 1 kwietnia, zacznie obowiązywać wszystkich pozostałych przedsiębiorców. Docelowo KSeF ma obowiązywać przedsiębiorców, którzy są zwolnieni z podatku VAT, zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT oraz podatników zweryfikowanych w Polsce do procedury unijnej OSS, którzy posiadają polski identyfikator podatkowy NIP.

W ocenie ekspertów nie warto czekać na ostatnią chwilę. – Im szybciej rozpoczniemy proces wprowadzania KSeF w firmie, czy biurze rachunkowym, tym więcej będzie czasu na dopracowanie aspektów technicznych, jak i z przygotowaniem procedur wewnętrznych, regulaminów i umów – podkreśla Beata Tęgowska z Systim.pl.

Korzyści wynikające z KSeF

Korzystanie z e-faktury w systemie KSeF oferuje przedsiębiorcom szereg korzyści. To m.in. obniżenie kosztów, ponieważ faktury w systemie przechowywane są przez 10 lat, co eliminuje potrzebę samodzielnej archiwizacji w osobnych systemach informatycznych. To także ujednolicenie standardów faktur ułatwiając cyfryzację i automatyzację ich obiegu miedzy podatnikami oraz samemu procesu księgowania. Krajowy System e-Faktur minimalizuje także ryzyko zgubienia lub zniszczenia faktur. Zapewnia przedsiębiorcom pewność, że faktura dotarła do odbiorcy, a w efekcie zwiększa bezpieczeństwo podatkowe nabywców towarów i usług.

– Przedsiębiorcy używający z KSeF już teraz mogą skorzystać z takich praw, jak szybszy termin zwrotu podatku VAT, który jest skrócony o 20 dni z 60 do 40, czy prostsze rozliczanie e-faktur korygujących „in minus” – zauważa Beata Tęgowska. – Natomiast największą korzyścią dla księgowych będzie dostępność do dokumentów księgowych
z pominięciem wszelkiej korespondencji e-mailowej, czy też tradycyjnej – dodaje.

Jak dołączyć do Krajowego Systemu e-Faktur

Dołączenie do KSeF jest proste. Wystarczy uzyskać specjalny kod z rządowej strony KSeF, a następnie wprowadzić go do oprogramowania do faktur, z którego korzysta dany przedsiębiorca. Od tego momentu może w szybki i prosty sposób wystawiać faktury,
a system automatycznie dostarczy je do KSeF.

Więcej o druku i branży

Przez długie lata, gdy myśleliśmy o jakiekolwiek drukarni, to chodziło właśnie o drukarnię offsetową. Drukarnie z dużą maszyną, gdzie nanoszenie farb na papier nie odbywa się bezpośrednio, a przy użyciu formy drukowej. To właśnie na formie drukowej znajduje się obraz tego, co będzie drukowane. I jest on powielany na kolejnych arkuszach. Jest to złożony proces, ponieważ najpierw trzeba przygotować ową formę (bez zagłębiania się w różne, dostępne technologie). Dochodzimy właśnie do odpowiedzi na nasze pytanie. Drukarnia offsetowa mogłaby wydrukować 100 wizytówek, ale kosztowałyby tyle samo, co 1000 wizytówek, ponieważ nakład pracy byłby ten sam - czyli przygotowanie formy drukarskiej, przygotowanie farb, ustawienie maszyny. Dlatego też można spotkać się z pozornie niemiłymi drukarzami, którym nie chce się tłumaczć istoty druku offsetowego. Ale to nie znaczy, że wszyscy są niemili!

Obecnie jest to już niemal standard i podstawowy nakład wizytówek. No ale co się zmieniło, że niektóre drukarni oferują wizytówki w mniejszych nakładach? Różnica dotyczy technologii. Stało się to możliwe, dzięki ciągle rosnącej popularności druku cyfrowego. Druku bez form drukowych, bezpośrednio na papierze. Czyli prościej, szybciej i przede wszystkim taniej. Bez problemu można wydrukować nawet 1 plakat i przesłać je od razu do klienta.

Niejednokrotnie mogliście usłyszeć negatywne opinie na temat jakości druku cyfrowego, że to nie ta jakość itd. Tak były, na początku wprowadzania tej technologii. Te czasy jednak minęły i dla większości projektów nie będzie widać żadnej różnicy w jakości wydruku, niezależnie od wybranej technologii.

Wybierz druk cyfrowy, jeśli potrzebujesz niższy nakład i masz mniej czasu. Czyli jeśli potrzebujesz 100 ulotek A5 na jutro, wybierz druk cyfrowy.  Druk offsetowy będzie bardziej opłacalny przy większych nakładach - np 1000 plakatów A3.

Jeżeli na co dzień drukujemy bardzo dużo i tym samym potrzebne nam są wysokiej jakości wydruki, nie powinniśmy zapominać o tym, że decydując się na zakup swojego własnego urządzenia, nie będzie to dla nas zbyt opłacalne. Warto więc w tym przypadku wybrać renomowaną drukarnię cyfrową, gdzie tak naprawdę bardzo szybko będziemy mogli zrealizować wszystkie niezbędne projekty.

Przede wszystkim nie powinniśmy zapominać o tym, że bardzo ważne jest aby wybrana przez nas firma posiadała bardzo duże doświadczenie na rynku. Jest to istotne, ponieważ tylko dzięki temu będziemy mieć pewność, że pracownicy będą mogli nam pomóc wykonać nawet najbardziej skomplikowane projekty. Jest to bardzo ważne, ponieważ często w wielu przypadkach może okazać się, że drukarnie cyfrowe nie podejmą się takiego rozwiązania. O czym jeszcze w tym przypadku pamiętać?

Oczywiście tutaj liczy się także wysoka jakość wydruku. W szczególności jeżeli nasze zlecenie dotyczy między innymi wizytówek lub też folderów reklamowych, które będą również kolejno przekazywane do naszych klientów, nie możemy oszczędzać właśnie na takich parametrach. To w dużej mierze wpływa na renomę naszej firmy, dlatego drukarnia cyfrowa, która będzie w stanie wydrukować nam wysokiej jakości projekty jest naprawdę potrzebna.

Warto pamiętać, że bardzo dużym błędem jest kierowanie się ceną podczas wyboru drukarni. Oczywiście jeżeli zależy nam na wspomnianej wcześniej jakości, nie zapłacimy za taką usługę mało. Coraz więcej osób wycofuje się z naprawdę pięknie wykonanych projektów na rzecz tańszych drukarni. Jeżeli ma to być nasza reklama, nie powinniśmy wybierać taniej firmy.

Jeżeli na co dzień drukujemy bardzo dużo i tym samym potrzebne nam są wysokiej jakości wydruki, nie powinniśmy zapominać o tym, że decydując się na zakup swojego własnego urządzenia, nie będzie to dla nas zbyt opłacalne. Warto więc w tym przypadku wybrać renomowaną drukarnię cyfrową, gdzie tak naprawdę bardzo szybko będziemy mogli zrealizować wszystkie niezbędne projekty.

Przede wszystkim nie powinniśmy zapominać o tym, że bardzo ważne jest aby wybrana przez nas firma posiadała bardzo duże doświadczenie na rynku. Jest to istotne, ponieważ tylko dzięki temu będziemy mieć pewność, że pracownicy będą mogli nam pomóc wykonać nawet najbardziej skomplikowane projekty. Jest to bardzo ważne, ponieważ często w wielu przypadkach może okazać się, że drukarnie cyfrowe nie podejmą się takiego rozwiązania. O czym jeszcze w tym przypadku pamiętać?

Oczywiście tutaj liczy się także wysoka jakość wydruku. W szczególności jeżeli nasze zlecenie dotyczy między innymi wizytówek lub też folderów reklamowych, które będą również kolejno przekazywane do naszych klientów, nie możemy oszczędzać właśnie na takich parametrach. To w dużej mierze wpływa na renomę naszej firmy, dlatego drukarnia cyfrowa, która będzie w stanie wydrukować nam wysokiej jakości projekty jest naprawdę potrzebna.

Warto pamiętać, że bardzo dużym błędem jest kierowanie się ceną podczas wyboru drukarni. Oczywiście jeżeli zależy nam na wspomnianej wcześniej jakości, nie zapłacimy za taką usługę mało. Coraz więcej osób wycofuje się z naprawdę pięknie wykonanych projektów na rzecz tańszych drukarni. Jeżeli ma to być nasza reklama, nie powinniśmy wybierać taniej firmy.

Related posts

Leave a Comment