Jak przeprowadzić onboarding freelancerów?

Skuteczne wdrożenie freelancerów to klucz do sukcesu każdej firmy. Niezależni specjaliści wnoszą unikalne umiejętności i wiedzę, ale aby w pełni wykorzystać ich potencjał, potrzebny jest skuteczny onboarding. Dzięki temu szybko odnajdą się w zespole i zaczną działać na pełnych obrotach.

Proces wdrażania freelancerów jest kluczowy w osiągnięciu harmonii między celami firmy a dynamiką działań operacyjnych. Skuteczny onboarding zapewnia, że freelancerzy mają te same kompetencje i wiedzę co pracownicy etatowi od dnia rozpoczęcia współpracy. Dlatego też proces wdrażania nie może być tylko formalnością – powinien być częścią strategii, aby integracja freelancera przebiegała szybko i bezproblemowo.

Wciąż wiele firm nie poświęca wystarczająco dużo uwagi na onboarding freelancerów, choć odpowiednio przeprowadzony proces może sprawić, że niezależni specjaliści szybko dostosują się do kultury organizacyjnej, procesów i wszelkich niuansów związanych z ich zadaniami. Onboarding powinien wykraczać poza zwykłe wprowadzenie i briefing – kluczowa jest kompleksowa adaptacja freelancera do ekosystemu firmy, promująca poczucie przynależności i celu. Dzięki temu tworzy się relacja sprzyjająca spójnej i efektywnej pracy w zespole – wyjaśnia Żaneta Siwik, Product Marketing Lead w Useme, platformie do rozliczeń freelancerów.

Etapy wdrażania freelancera

1. Brief to podstawa

Przy współpracy z niezależnymi specjalistami, dobrze opracowany brief jest podstawą udanej współpracy. Ten dokument pozwala określić jasne cele, oczekiwania, terminy i role różnych członków zespołu, tym samym usprawniając komunikację i współpracę. Takie podejście nie tylko pomaga freelancerom zrozumieć ich konkretne zadania, ale także dopasowuje ich wkład do innych działań zespołu.

2. Przedstawienie niezbędnych informacji

W procesie onboardingu kluczowe jest sprawne zarządzanie, zwłaszcza gdy freelancer dołącza do nowego projektu. Warto zacząć od przygotowania i przekazania mu dokumentu, np. w formie checklisty, który zawiera najważniejsze informacje o projekcie, terminy oraz zasady komunikacji, a także materiały szkoleniowe. Dostarczenie szczegółowych materiałów i przejrzystość w komunikacji przekłada się na pewną oraz kompetentną pracę, wspiera poczucie integracji i buduje efektywną współpracę na każdym etapie projektu.

3. Wprowadzenie w kulturę organizacyjną i wartości firmy

Ten krok pozwala na zniwelowanie różnic między freelancerem a stałymi pracownikami, szczególnie na początkowym etapie współpracy. Skuteczne przekazanie wartości firmy i stylu pracy pomaga niezależnym specjalistom głębiej zrozumieć środowisko organizacji i umożliwia im lepsze dostosowanie się do celów zespołu.

Ponadto, zapoznanie z podstawowymi wartościami firmy sprzyja lepszej współpracy między freelancerem a pracownikami etatowymi, zapewniając harmonijną relację i lepsze wyniki realizowanych projektów.

4. Zaangażowanie pracowników w onboarding freelancera

Kolejnym ważnym krokiem jest udział zespołu w proces wdrażania niezależnego specjalisty. Kluczową rolę odgrywa zwłaszcza menedżer projektu, który będzie stanowił pomoc pomiędzy freelancerem a istniejącym zespołem. Może on wyjaśnić oczekiwania, skutecznie rozdzielać zadania i zapewnić, że wszyscy znają cele projektu.

Zaangażowanie pracowników istotne jest również podczas prowadzenia prac nad zaawansowanymi projektami, ponieważ ich doświadczenie i rola w wykonywanych zadaniach mogą zapewnić cenne wskazówki podwykonawcom i pomóc im w sprawnym poruszaniu się w projekcie.

Podczas procesu wdrażania ważny jest mentoring od doświadczonych członków zespołu, warto więc zachęcać do regularnego komunikowania się różnymi kanałami, np. podczas statusów, Slacka czy firmowego Intranetu. Project Manager powinien wspierać współpracę zespołową, tak by freelancer czuł się integralną częścią zespołu, dzięki czemu jego zaangażowanie i efektywność pracy będą wyższe, a cały zespół osiągnie lepsze wyniki – tłumaczy Żaneta Siwik, Product Marketing Lead w Useme, platformie do rozliczeń freelancerów.

5. Udział freelancera w kluczowych spotkaniach

Udział niezależnych specjalistów w spotkaniach, zwłaszcza na początku projektu, jest istotnym elementem onboardingu, szczególnie w przypadku rozbudowanych projektów realizowanych przez większe firmy. Pozwoli to oszczędzić czas zespołu, a także zapewni, że freelancerzy, podobnie jak stali pracownicy zyskują wszechstronne zrozumienie zakresu projektu i ich roli w nim. Ta praktyka jest szczególnie korzystna w optymalizacji godzin pracy, ponieważ minimalizuje potrzebę komunikacji. Angażowanie zewnętrznych współpracowników w te spotkania od samego początku buduje poczucie przynależności i zaangażowania, czyniąc ich integralną częścią zespołu i prowadząc do sukcesu projektu.

6. Sesje szkoleniowe

Sesje szkoleniowe mogą służyć jako most łączący cele projektu z podwykonawcą, zapewniają one freelancerom wgląd w kulturę firmy, szczegóły projektu oraz narzędzia i procesy, które muszą znać, aby doskonale wypełniać swoje role.

Aby usprawnić proces szkolenia, ważne jest, aby sesje były nie tylko informacyjne, ale także angażujące i dostosowane do specyfiki pracy freelancerów. Kluczowe jest omówienie takich tematów jak cele projektu, zasady komunikacji i terminy. Dodatkowo, te szkolenia powinny wspierać współpracę i zaangażowanie freelancerów, co bezpośrednio przyczynia się do sukcesu projektu.

7. Przydzielanie zadań

Pierwszy dzień freelancera w projekcie to kluczowy moment, który pozwoli na zapewnienie płynnego wejścia i skutecznego startu działań. Dlatego poprzez przydzielenie konkretnych, jasno określonych zadań już pierwszego dnia, manager wskazuje klarowne oczekiwania i pomaga freelancerowi szybko dostosować się do celów projektu.

Najlepiej zacząć od przypisania zadań, które są realistyczne do wykonania i dobrze odzwierciedlają kluczowe wymagania projektu. Powinny one być dopasowane do kompetencji freelancera oraz przyczyniać się do szybkiego postępu prac. Przemyślane przydzielanie zadań buduje zaufanie w zespole i wzmacnia poczucie celu już od pierwszego dnia współpracy.

8. Objaśnienie procedur i procesów prawnych

Aby uniknąć nieporozumień podczas onboardingu freelancerów, kluczowe jest szczegółowe omówienie procedur i aspektów prawnych. Dzięki temu jasne są oczekiwania i możliwa jest płynna współpraca. Wczesne wyjaśnienie kwestii prawnych minimalizuje ryzyko problemów, takich jak opóźnione płatności, które często wynikają z błędów lub braku zrozumienia. Ważne jest, aby nowym członkom zespołu przedstawić preferowane przez firmę metody obsługi tych procedur. Równie istotne jest ustalenie przejrzystego harmonogramu płatności, co nie tylko ułatwia planowanie finansowe, ale także zapewnia freelancerom przewidywalność dochodów, budując ich zaufanie i zaangażowanie.

9. Wykorzystywanie narzędzi do zarządzania projektami

Obecnie korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami, takimi jak: Asana, Trello, Monday czy ClickUp jest powszechne w pracy zespołowej. I choć bardzo możliwe, że podwykonawca doskonale zna już te programy, warto zacząć onboarding od krótkiego wprowadzenia, czym jest oprogramowanie do zarządzania projektami i jaki jest jego główny cel.

Project Manager powinien podkreślić, że jest to ważne narzędzie zaprojektowane do usprawnienia planowania projektu, jego realizacji i dotrzymywania terminów, a także uproszczenia zarządzania zadaniami oraz lepszej komunikacji z klientami.

10. Informacje zwrotne i regularna weryfikacja postęp prac

Regularne monitorowanie postępów to nie tylko dobra praktyka, ale także fundament skutecznego wdrażania freelancerów. Ten proces jest kluczowy, aby freelancer czuł się doceniony i miał pełną informację o swojej pracy. Otwarte i spójne kanały komunikacji, takie jak firmowy Intranet czy komunikatory internetowe, są nieodzowne na tym etapie. Brak odpowiedniego wdrożenia może prowadzić do nieporozumień i rozbieżności między oczekiwaniami freelancera a rzeczywistymi wymaganiami projektu. Regularne udzielanie feedbacku pozwala freelancerom zrozumieć ich postępy i obszary do poprawy, co sprzyja bardziej produktywnej i harmonijnej współpracy. Podkreślenie tego kroku może znacząco zwiększyć efektywność współpracy z podwykonawcami.

To, jak przebiegnie onboarding niezależnego specjalisty, jest kluczowe dla ich pozytywnych doświadczeń oraz płynnego zintegrowania z procesami firmy. Przejrzyste procesy wdrażania nie tylko oszczędzają czas firmy i klienta, ale także umożliwiają freelancerowi szybkie dostosowanie się do celów klienta. Dobrze zorganizowany onboarding, w tym regularne spotkania z zespołem, zapewniają, że freelancer sprawnie wysyła zrealizowane zadania i wykonuje je zgodnie z oczekiwaniami. Praktyka ta nie tylko wzmacnia zrozumienie projektu przez podwykonawcę, ale także sprzyja pozytywnym relacjom między freelancerem, klientem i firmą. Ponadto przekłada się ona na wymierne korzyści dla wszystkich zaangażowanych stron, co czyni ten proces kluczową strategią udanej współpracy – Żaneta Siwik, Product Marketing Lead w Useme, platformie do rozliczeń freelancerów.

Więcej o druku i branży

Wybór właściwego wariantu wydruku może sprawić wiele problemów, ponieważ część osób zlecających profesjonalny wydruk zupełnie nie orientuje się, na czym polegają obie techniki druku.

W przypadku tradycyjnego druku cyfrowego cały proces polega na naświetlaniu wałka z warstwą fotoprzewodzącą, do której w miejscach gdzie mamy uzyskać obraz podczepiają się drobinki toneru, by następnie podczas przenoszenia na docelowy nośnik (papier) uzyskać wierne odwzorowanie oryginału.

Natomiast wydruk w technologii offsetowej jest znacznie bardziej zaawansowany. Obraz jest w pierwszej kolejności naświetlany na naświetlarce CTP. Kolejno jest przenoszony z płaskiej formy na podłoże drukarskie. Uruchomienie procesu drukarskiego to dość spory koszt w porównaniu z drukiem cyfrowym.

Co ważne, chociaż wiele osób nie zauważa tej różnicy, w druku offsetowym – ze względu na trwałe naświetlanie obrazu na płaskiej powierzchni – nie ma możliwości wprowadzenia zmian w projekcie w trakcie rozpoczętego procesu wydruku.

Biorąc pod uwagę cenę, droższym rozwiązaniem jest druk offsetowy. Wynika to właśnie z wykorzystywanej technologii. Dlatego też ten rodzaj wydruku jest opłacalny przy masowym druku tego samego projektu. Tutaj jednak pojawia się pytanie, kiedy możemy mówić o wydruku masowym. Wszystko zależy tak naprawdę od kilku parametrów – nie tylko ilości drukowanych egzemplarzy, ale przede wszystkim od jego formatu czy ewentualnego uszlachetnienia. Wykorzystanie druku cyfrowego czy offsetowego to zwykła kalkulacja oparta na formacie projektu, czasie jego realizacji i jakości wydruku. Przykładowo: wydruk projektu w formacie A3 w nakładzie 200 szt. na papierze kredowym będzie tańszy w przypadku offsetu. Z drugiej strony karty w formacie DL i nakładzie 1000 szt. opłaca się wydrukować cyfrowo. Jak widać, w przypadku wydruku cyfrowego i offsetowego, nakład jest pojęciem względnym. Patrząc jednak na kwestię kosztów z drugiej strony, jeśli planujesz wydruk wysokonakładowy, to właśnie offset będzie najbardziej optymalnym – zarówno jakościowo, jak i cenowo – rozwiązaniem.

 Offset ma najwyższą rozdzielczość wydruku spośród wszystkich możliwych technologii, a jej wartość może wynieść nawet 4800 dpi. Tyle teorii, gdyż w praktyce zalecaną rozdzielczością wydruków jest wartość 300 dpi, która zapewnia odpowiednią ostrość wydruku.

W obecnych czasach, reklama rozwija się w bardzo szybkim tempie. Nowe pomysły, dopracowane w każdym szczególe kampanie reklamowe, coraz bardziej urozmaicone plakaty – to rzeczywistość, za którą każdy chce nadążyć i do niej się dopasować. Dlatego też w przypadku tworzenia jakiejkolwiek reklamy, dobrze jest korzystać z profesjonalnych maszyn, które są gwarancją solidnego wykonania. W taki właśnie sprzęt wyposażona jest każda drukarnia cyfrowa, gdzie kolor i papier powinny być najwyższej jakości.

Na co zatem warto zwrócić uwagę, aby wybrać mądrze i skutecznie?

Jakość – uzyskanie dobrej jakości wydruku nie jest możliwe bez użycia najnowocześniejszych technologii. Dlatego wybierając drukarnię cyfrową, warto dowiedzieć się, jakiego rodzaju sprzęt jest tam używany oraz czy posiada różnego rodzaju atesty. Jest to pozornie mało ważna rzecz, ale może diametralnie zmienić jakość plakatu czy ulotki.

Ceny – jest to zapewne jedna z najważniejszych kwestii, jeśli chodzi o poszukiwania wykonawców zlecenia. Jeśli w grę wchodzi drukarnia cyfrowa, taniej nie zawsze znaczy lepiej. Owszem, wydamy mniej pieniędzy a za pozostałe kupimy inne przydatne rzeczy, ale czy będziemy zadowoleni z efektu? Drukarnie wykorzystujące najnowsze technologie z reguły są droższe, ale w zamian oferują doskonałą jakość wydruku. Warto zatem zainwestować nieco wyższą kwotę, aby cieszyć się profesjonalną obsługą i satysfakcjonującymi efektami pracy.

Wygoda – chodzenie do drukarni nie zawsze jest miłym i przyjemnym obowiązkiem, zwłaszcza jeśli znajduje się ona na drugim końcu miasta. Wybierając zatem drukarnię cyfrową, warto rozejrzeć się nieco w internecie, gdyż tam znajduje się dużo ofert drukarni, gdzie wszystko załatwiane jest jedynie przy pomocy komputera. Jest to świetne rozwiązanie dla tych, którzy mają utrudniony dostęp do tego typu miejsc, lub najzwyczajniej w świecie, nie lubią ruszać się z domu i wolą załatwić wszystko siedząc przy kuchennym stole.

Wybór odpowiedniej drukarni cyfrowej może okazać się kluczowym, jeśli chodzi o reklamę. Dlaczego? Tylko dobrej jakości i profesjonalnie wykonane materiały reklamowe są w stanie przyciągnąć uwagę współczesnego konsumenta. Jest to trudne, gdyż na rynku panuje ogromna konkurencja, dlatego odpowiednia drukarnia cyfrowa może okazać się jedynym kluczem do sukcesu.

Wybór właściwego wariantu wydruku może sprawić wiele problemów, ponieważ część osób zlecających profesjonalny wydruk zupełnie nie orientuje się, na czym polegają obie techniki druku.

W przypadku tradycyjnego druku cyfrowego cały proces polega na naświetlaniu wałka z warstwą fotoprzewodzącą, do której w miejscach gdzie mamy uzyskać obraz podczepiają się drobinki toneru, by następnie podczas przenoszenia na docelowy nośnik (papier) uzyskać wierne odwzorowanie oryginału.

Natomiast wydruk w technologii offsetowej jest znacznie bardziej zaawansowany. Obraz jest w pierwszej kolejności naświetlany na naświetlarce CTP. Kolejno jest przenoszony z płaskiej formy na podłoże drukarskie. Uruchomienie procesu drukarskiego to dość spory koszt w porównaniu z drukiem cyfrowym.

Co ważne, chociaż wiele osób nie zauważa tej różnicy, w druku offsetowym – ze względu na trwałe naświetlanie obrazu na płaskiej powierzchni – nie ma możliwości wprowadzenia zmian w projekcie w trakcie rozpoczętego procesu wydruku.

Biorąc pod uwagę cenę, droższym rozwiązaniem jest druk offsetowy. Wynika to właśnie z wykorzystywanej technologii. Dlatego też ten rodzaj wydruku jest opłacalny przy masowym druku tego samego projektu. Tutaj jednak pojawia się pytanie, kiedy możemy mówić o wydruku masowym. Wszystko zależy tak naprawdę od kilku parametrów – nie tylko ilości drukowanych egzemplarzy, ale przede wszystkim od jego formatu czy ewentualnego uszlachetnienia. Wykorzystanie druku cyfrowego czy offsetowego to zwykła kalkulacja oparta na formacie projektu, czasie jego realizacji i jakości wydruku. Przykładowo: wydruk projektu w formacie A3 w nakładzie 200 szt. na papierze kredowym będzie tańszy w przypadku offsetu. Z drugiej strony karty w formacie DL i nakładzie 1000 szt. opłaca się wydrukować cyfrowo. Jak widać, w przypadku wydruku cyfrowego i offsetowego, nakład jest pojęciem względnym. Patrząc jednak na kwestię kosztów z drugiej strony, jeśli planujesz wydruk wysokonakładowy, to właśnie offset będzie najbardziej optymalnym – zarówno jakościowo, jak i cenowo – rozwiązaniem.

 Offset ma najwyższą rozdzielczość wydruku spośród wszystkich możliwych technologii, a jej wartość może wynieść nawet 4800 dpi. Tyle teorii, gdyż w praktyce zalecaną rozdzielczością wydruków jest wartość 300 dpi, która zapewnia odpowiednią ostrość wydruku.

Leave a Comment