Rynek pracy

Jak przeprowadzić onboarding freelancerów?

Skuteczne wdrożenie freelancerów to klucz do sukcesu każdej firmy. Niezależni specjaliści wnoszą unikalne umiejętności i wiedzę, ale aby w pełni wykorzystać ich potencjał, potrzebny jest skuteczny onboarding. Dzięki temu szybko odnajdą się w zespole i zaczną działać na pełnych obrotach.

Proces wdrażania freelancerów jest kluczowy w osiągnięciu harmonii między celami firmy a dynamiką działań operacyjnych. Skuteczny onboarding zapewnia, że freelancerzy mają te same kompetencje i wiedzę co pracownicy etatowi od dnia rozpoczęcia współpracy. Dlatego też proces wdrażania nie może być tylko formalnością – powinien być częścią strategii, aby integracja freelancera przebiegała szybko i bezproblemowo.

– Wciąż wiele firm nie poświęca wystarczająco dużo uwagi na onboarding freelancerów, choć odpowiednio przeprowadzony proces może sprawić, że niezależni specjaliści szybko dostosują się do kultury organizacyjnej, procesów i wszelkich niuansów związanych z ich zadaniami. Onboarding powinien wykraczać poza zwykłe wprowadzenie i briefing – kluczowa jest kompleksowa adaptacja freelancera do ekosystemu firmy, promująca poczucie przynależności i celu. Dzięki temu tworzy się relacja sprzyjająca spójnej i efektywnej pracy w zespole – wyjaśnia Żaneta Siwik, Product Marketing Lead w Useme, platformie do rozliczeń freelancerów.

Etapy wdrażania freelancera

1. Brief to podstawa

Przy współpracy z niezależnymi specjalistami, dobrze opracowany brief jest podstawą udanej współpracy. Ten dokument pozwala określić jasne cele, oczekiwania, terminy i role różnych członków zespołu, tym samym usprawniając komunikację i współpracę. Takie podejście nie tylko pomaga freelancerom zrozumieć ich konkretne zadania, ale także dopasowuje ich wkład do innych działań zespołu.

2. Przedstawienie niezbędnych informacji

W procesie onboardingu kluczowe jest sprawne zarządzanie, zwłaszcza gdy freelancer dołącza do nowego projektu. Warto zacząć od przygotowania i przekazania mu dokumentu, np. w formie checklisty, który zawiera najważniejsze informacje o projekcie, terminy oraz zasady komunikacji, a także materiały szkoleniowe. Dostarczenie szczegółowych materiałów i przejrzystość w komunikacji przekłada się na pewną oraz kompetentną pracę, wspiera poczucie integracji i buduje efektywną współpracę na każdym etapie projektu.

3. Wprowadzenie w kulturę organizacyjną i wartości firmy

Ten krok pozwala na zniwelowanie różnic między freelancerem a stałymi pracownikami, szczególnie na początkowym etapie współpracy. Skuteczne przekazanie wartości firmy i stylu pracy pomaga niezależnym specjalistom głębiej zrozumieć środowisko organizacji i umożliwia im lepsze dostosowanie się do celów zespołu.

Ponadto, zapoznanie z podstawowymi wartościami firmy sprzyja lepszej współpracy między freelancerem a pracownikami etatowymi, zapewniając harmonijną relację i lepsze wyniki realizowanych projektów.

4. Zaangażowanie pracowników w onboarding freelancera

Kolejnym ważnym krokiem jest udział zespołu w proces wdrażania niezależnego specjalisty. Kluczową rolę odgrywa zwłaszcza menedżer projektu, który będzie stanowił pomoc pomiędzy freelancerem a istniejącym zespołem. Może on wyjaśnić oczekiwania, skutecznie rozdzielać zadania i zapewnić, że wszyscy znają cele projektu.

Zaangażowanie pracowników istotne jest również podczas prowadzenia prac nad zaawansowanymi projektami, ponieważ ich doświadczenie i rola w wykonywanych zadaniach mogą zapewnić cenne wskazówki podwykonawcom i pomóc im w sprawnym poruszaniu się w projekcie.

– Podczas procesu wdrażania ważny jest mentoring od doświadczonych członków zespołu, warto więc zachęcać do regularnego komunikowania się różnymi kanałami, np. podczas statusów, Slacka czy firmowego Intranetu. Project Manager powinien wspierać współpracę zespołową, tak by freelancer czuł się integralną częścią zespołu, dzięki czemu jego zaangażowanie i efektywność pracy będą wyższe, a cały zespół osiągnie lepsze wyniki – tłumaczy Żaneta Siwik, Product Marketing Lead w Useme, platformie do rozliczeń freelancerów.

5. Udział freelancera w kluczowych spotkaniach

Udział niezależnych specjalistów w spotkaniach, zwłaszcza na początku projektu, jest istotnym elementem onboardingu, szczególnie w przypadku rozbudowanych projektów realizowanych przez większe firmy. Pozwoli to oszczędzić czas zespołu, a także zapewni, że freelancerzy, podobnie jak stali pracownicy zyskują wszechstronne zrozumienie zakresu projektu i ich roli w nim. Ta praktyka jest szczególnie korzystna w optymalizacji godzin pracy, ponieważ minimalizuje potrzebę komunikacji. Angażowanie zewnętrznych współpracowników w te spotkania od samego początku buduje poczucie przynależności i zaangażowania, czyniąc ich integralną częścią zespołu i prowadząc do sukcesu projektu.

6. Sesje szkoleniowe

Sesje szkoleniowe mogą służyć jako most łączący cele projektu z podwykonawcą, zapewniają one freelancerom wgląd w kulturę firmy, szczegóły projektu oraz narzędzia i procesy, które muszą znać, aby doskonale wypełniać swoje role.

Aby usprawnić proces szkolenia, ważne jest, aby sesje były nie tylko informacyjne, ale także angażujące i dostosowane do specyfiki pracy freelancerów. Kluczowe jest omówienie takich tematów jak cele projektu, zasady komunikacji i terminy. Dodatkowo, te szkolenia powinny wspierać współpracę i zaangażowanie freelancerów, co bezpośrednio przyczynia się do sukcesu projektu.

7. Przydzielanie zadań

Pierwszy dzień freelancera w projekcie to kluczowy moment, który pozwoli na zapewnienie płynnego wejścia i skutecznego startu działań. Dlatego poprzez przydzielenie konkretnych, jasno określonych zadań już pierwszego dnia, manager wskazuje klarowne oczekiwania i pomaga freelancerowi szybko dostosować się do celów projektu.

Najlepiej zacząć od przypisania zadań, które są realistyczne do wykonania i dobrze odzwierciedlają kluczowe wymagania projektu. Powinny one być dopasowane do kompetencji freelancera oraz przyczyniać się do szybkiego postępu prac. Przemyślane przydzielanie zadań buduje zaufanie w zespole i wzmacnia poczucie celu już od pierwszego dnia współpracy.

8. Objaśnienie procedur i procesów prawnych

Aby uniknąć nieporozumień podczas onboardingu freelancerów, kluczowe jest szczegółowe omówienie procedur i aspektów prawnych. Dzięki temu jasne są oczekiwania i możliwa jest płynna współpraca. Wczesne wyjaśnienie kwestii prawnych minimalizuje ryzyko problemów, takich jak opóźnione płatności, które często wynikają z błędów lub braku zrozumienia. Ważne jest, aby nowym członkom zespołu przedstawić preferowane przez firmę metody obsługi tych procedur. Równie istotne jest ustalenie przejrzystego harmonogramu płatności, co nie tylko ułatwia planowanie finansowe, ale także zapewnia freelancerom przewidywalność dochodów, budując ich zaufanie i zaangażowanie.

9. Wykorzystywanie narzędzi do zarządzania projektami

Obecnie korzystanie z oprogramowania do zarządzania projektami, takimi jak: Asana, Trello, Monday czy ClickUp jest powszechne w pracy zespołowej. I choć bardzo możliwe, że podwykonawca doskonale zna już te programy, warto zacząć onboarding od krótkiego wprowadzenia, czym jest oprogramowanie do zarządzania projektami i jaki jest jego główny cel.

Project Manager powinien podkreślić, że jest to ważne narzędzie zaprojektowane do usprawnienia planowania projektu, jego realizacji i dotrzymywania terminów, a także uproszczenia zarządzania zadaniami oraz lepszej komunikacji z klientami.

10. Informacje zwrotne i regularna weryfikacja postęp prac

Regularne monitorowanie postępów to nie tylko dobra praktyka, ale także fundament skutecznego wdrażania freelancerów. Ten proces jest kluczowy, aby freelancer czuł się doceniony i miał pełną informację o swojej pracy. Otwarte i spójne kanały komunikacji, takie jak firmowy Intranet czy komunikatory internetowe, są nieodzowne na tym etapie. Brak odpowiedniego wdrożenia może prowadzić do nieporozumień i rozbieżności między oczekiwaniami freelancera a rzeczywistymi wymaganiami projektu. Regularne udzielanie feedbacku pozwala freelancerom zrozumieć ich postępy i obszary do poprawy, co sprzyja bardziej produktywnej i harmonijnej współpracy. Podkreślenie tego kroku może znacząco zwiększyć efektywność współpracy z podwykonawcami.

– To, jak przebiegnie onboarding niezależnego specjalisty, jest kluczowe dla ich pozytywnych doświadczeń oraz płynnego zintegrowania z procesami firmy. Przejrzyste procesy wdrażania nie tylko oszczędzają czas firmy i klienta, ale także umożliwiają freelancerowi szybkie dostosowanie się do celów klienta. Dobrze zorganizowany onboarding, w tym regularne spotkania z zespołem, zapewniają, że freelancer sprawnie wysyła zrealizowane zadania i wykonuje je zgodnie z oczekiwaniami. Praktyka ta nie tylko wzmacnia zrozumienie projektu przez podwykonawcę, ale także sprzyja pozytywnym relacjom między freelancerem, klientem i firmą. Ponadto przekłada się ona na wymierne korzyści dla wszystkich zaangażowanych stron, co czyni ten proces kluczową strategią udanej współpracy – Żaneta Siwik, Product Marketing Lead w Useme, platformie do rozliczeń freelancerów.

Więcej o druku i branży

Nowoczesne drukowanie cyfrowe pozwala obniżyć koszty i znacznie przyspieszyć czas realizacji, przy zachowaniu wyrazistości i wysokich parametrów. Wykorzystuje się tutaj dane zapisane w pamięci komputera (lub innego nośnika), które zwykle od razu przenoszone są na wybrane podłoże – papier zwykły lub samoprzylepny, folię przezroczystą czy kolorową.

Metoda ta daje możliwość realizowania zleceń praktycznie „od ręki” – już od jednej sztuki. Pozwala dokonywać drobnych modyfikacji w projektach (np. kolorów, rozkładu elementów, wielkości czcionek) w trakcie rozpoczętego już procesu. Tradycyjne techniki drukowania offsetowego nie umożliwiają wprowadzania dodatkowych danych i zmieniania informacji.

Obecnie stosuje się odmienne rodzaje druku cyfrowego, które różnią się zasadą działania, stosowanymi barwnikami oraz urządzeniami. Poszczególne opcje pozwalają uzyskać zbliżone efekty, które wyróżniają się dobrym odwzorowaniem kolorów oraz szybkim czasem realizacji.

Drukowanie elektrofotograficzne (laserowe) to metoda wywodząca się z kserografii. Warstwę fotoprzewodzącą naświetla się za pomocą promieni laserowych lub diod. Kolejnym krokiem jest wywoływanie oraz przenoszenie tonera na podłoże. Następnie odbitka jest utrwalana. Toner (proszek barwiący zmieszany z żelazem) trafia na papier lub folię w wyniku działania sił przyciągania elektrostatycznego, a następnie wiąże się z nim pod wpływem ciepła. Laserową technikę druku cyfrowego wykorzystują drukarki biurowe, popularne urządzenia wielofunkcyjne stosowane w domach i firmach oraz wysokonakładowe maszyny produkcyjne.

Jonografia to podobna zasada działania do metody elektrofotograficznej. Maszyny do druku cyfrowego do zmiany ładunku elektrostatycznego stosują tutaj strumień jonów.

Magnetografia pozwala tworzyć obraz z wykorzystaniem gęstej siatki obwodów elektrycznych. Rozmieszczone są one na cylindrze, aby móc wytworzyć pole magnetyczne. Proszek ferromagnetyczny odbije obraz w miejscach, gdzie pole to zadziała.

Termografia to technika gdzie wydruk powstaje z udziałem ciepła – wysoka temperatura działa na podłoże lub wykorzystywany środek barwiący. Bardzo popularna jest termografia pośrednia, która obejmuje techniki druku termotransferowego oraz termosublimacyjnego. Pozwalają one utrwalać substancje termoplastyczne na mokrym podłożu. Tego rodzaju druk cyfrowy sprawdzi się m.in. w reklamie, gdzie cenione są bardziej efektowne zdobienia wypukłe. Pięknie będzie prezentować się m.in. na firmowych wizytówkach, kopertach czy stylowych zaproszeniach.

Drukowanie cyfrowe natryskowe metoda w poligrafii określana jest także jako ink-jet. Maszyny do druku cyfrowego natryskowego posiadają specjalne głowice z dyszami oraz pompę ciśnieniową, która wyrzuca kropelki farby. W zależności od wybranego urządzenia może zostać wykorzystany tradycyjny toner lub farba woskowa (o gęstszej konsystencji). Komputer, za pomocą impulsów elektrycznych, steruje całym procesem wydruku.

Drukarnia może wykorzystywać technologię kropel pojedynczych lub ciągły strumień. Ink-jet pozwala uzyskać wysoką jakość przy zachowaniu cichej pracy. Kolory są tutaj bardzo wyraziste, a jednocześnie delikatne. Technika znajduje zastosowanie w wydrukach wielkoformatowych, przemysłowych, termosublimacyjnych oraz do znakowania obiektów trójwymiarowych.

Jeżeli na co dzień drukujemy bardzo dużo i tym samym potrzebne nam są wysokiej jakości wydruki, nie powinniśmy zapominać o tym, że decydując się na zakup swojego własnego urządzenia, nie będzie to dla nas zbyt opłacalne. Warto więc w tym przypadku wybrać renomowaną drukarnię cyfrową, gdzie tak naprawdę bardzo szybko będziemy mogli zrealizować wszystkie niezbędne projekty.

Przede wszystkim nie powinniśmy zapominać o tym, że bardzo ważne jest aby wybrana przez nas firma posiadała bardzo duże doświadczenie na rynku. Jest to istotne, ponieważ tylko dzięki temu będziemy mieć pewność, że pracownicy będą mogli nam pomóc wykonać nawet najbardziej skomplikowane projekty. Jest to bardzo ważne, ponieważ często w wielu przypadkach może okazać się, że drukarnie cyfrowe nie podejmą się takiego rozwiązania. O czym jeszcze w tym przypadku pamiętać?

Oczywiście tutaj liczy się także wysoka jakość wydruku. W szczególności jeżeli nasze zlecenie dotyczy między innymi wizytówek lub też folderów reklamowych, które będą również kolejno przekazywane do naszych klientów, nie możemy oszczędzać właśnie na takich parametrach. To w dużej mierze wpływa na renomę naszej firmy, dlatego drukarnia cyfrowa, która będzie w stanie wydrukować nam wysokiej jakości projekty jest naprawdę potrzebna.

Warto pamiętać, że bardzo dużym błędem jest kierowanie się ceną podczas wyboru drukarni. Oczywiście jeżeli zależy nam na wspomnianej wcześniej jakości, nie zapłacimy za taką usługę mało. Coraz więcej osób wycofuje się z naprawdę pięknie wykonanych projektów na rzecz tańszych drukarni. Jeżeli ma to być nasza reklama, nie powinniśmy wybierać taniej firmy.

Główną zaletą druku cyfrowego jest fakt, że jego technologia umożliwia wydruk bezpośrednio z pliku w wersji elektronicznej – najczęściej zapisane w formacie PDF, a nierzadko też doc. A to sprawia, że wykorzystanie druku cyfrowego w realizacji konkretnych zleceń możliwe jest można powiedzieć, niemalże od ręki. Z racji na niezbyt wysokie wymagania co do nośnika, przygotowanie materiału do druku jest tanie i krótkie - oczywiście w zależności od nakładów. Przeszkodą może być jednak wielkość, czyli gramatura papieru i format danego projektu. Druk cyfrowy stosuje się najczęściej do wydrukowania projektów o maksymalnej wielkości A3+ - a to zamyka się w obrębie wizytówek, ulotek oraz broszur, których grubość nie przekracza 300g/m2.

Druk offsetowy jest bardziej skomplikowaną i droższą technologią, to opłacalną tylko w zleceniach masowych. W przeciwieństwie do druku cyfrowego druk offsetowy uniemożliwia na zmiany "na bieżąco”. Jednak druk offsetowy to przede wszystkim znakomita jakość – wszystko dzięki rozdzielczości do 4800dpi. A to sprawia, że wysokonakładowe bezproblemowo można wydrukować w niskiej cenie jednostkowej. Druk offsetowy to również większa ilość dostępnych kolorów. Nie jest to jednak typowe koło CMYK, a wzornik pantone, który zawiera w sobie m.in. odcienie złota i srebra, co może dać niesamowite rezultaty zwłaszcza w wymagających projektach.

Wybór może być trudny. Wszystko zależy od tego, czego oczekujesz. Obecnie jakość wydruków zarówno w technice cyfrowej, jak i offsetowej jest na zbliżonym poziomie. Druk cyfrowy jest bardziej wyrazisty, tańszy i szybszy przy mniejszych nakładach. A same wydruki można pozyskać od ręki. Zaletą jest też fakt, że poprawki można wprowadzać w czasie rzeczywistym. Z drugiej strony druk offsetowy to gwarant najwyższej jakości. To również o wiele lepsze możliwości kolorystyczne, a także wierniejsze oddanie barw i półtonów. Minusem jest jednak wolny czas pracy i konieczność początkowego "rozgrzania" maszyny, jednak możliwość druku na wielu materiałach o różnych gramaturach wybacza tą wadę.

Related posts

Leave a Comment